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En una clínica de técnicos dentales ubicada en Escazú, Mariano Quirós y Daniel Fung detectaron que los procesos internos, la comunicación y la atención de clientes presentaban una alta complejidad, numerosos cuellos de botella y escasa integración. Cada quien operaba por su lado, lo que afectaba el servicio.
Los procedimientos eran manuales y no existía un servicio fluido entre los diferentes departamentos para trámites como la gestión de las citas, el servicio al paciente y hasta la facturación y la contabilidad.
“Nos impresionó porque facturaban más de $1,5 millones al año”, dijo Quirós, cofundador de Marathon Systema, una firma de automatización de operaciones.
“Había información que se estaba perdiendo y no podían tener una organización completa de cada proceso que brindaban a los clientes”, agregó.
Con esta y otras empresas atendidas desde 2023 detectaron patrones comunes de operación en la falta de optimización e integración de procesos y sistemas internos.
Las compañías, desde las pequeñas hasta las grandes corporaciones, cuentan con grandes cantidades de datos, procesos manuales y sistemas informáticos que operan por separado a nivel administrativo, financiero, operativo, de mercadeo, ventas y soporte. Resolver esta situación les resulta muy complejo.
“Vivimos en un mundo donde las decisiones deben basarse en información, análisis y comprensión profunda del entorno”, señaló Marco Esquivel, rector de la Universidad San Marcos, durante un conversatorio realizado recientemente en ese centro educativo.
Estudios de firmas como Gartner e IDC coinciden en advertir que la falta de integración de procesos puede costarle a una empresa entre 20% y 30% adicionales y llega a representar otro tanto de sus ingresos debido a problemas de productividad, eficiencia, duplicación de tareas, errores manuales, retrasos y soporte.
La solución podría venir de la IA, cuya adopción se acelera. Un informe del Microsoft AI Economy Institute encontró que en Canadá, Europa y otros países la adopción alcanza al 64% de la población en edad laboral, mientras en América Latina se ubica entre 10% y 19%. En Costa Rica, Chile y Colombia la adopción es mayor (entre 20% y 29%).
Empresas en problemas
Mariano Quirós y Daniel Fung se conocieron en el colegio West College, ubicado en Guachipelín de Escazú.
Fung estudió ingeniería mecánica en la Universidad de Costa Rica y Quirós se dedicó al desarrollo informático, si bien no completó ninguna de las tres carreras que inició. Ambos trabajaron desde hace casi una década con diferentes tecnologías, desde que Quirós tenía 14 años y Fung 17 años.
Se consideran pioneros en arquitecturas generativas en la región centroamericana a partir de que, desde 2022, empezaron a difundirse las plataformas de inteligencia artificial (IA) de ChatGPT y Midjourney, que generan imágenes a partir de descripciones en lenguaje natural (prompts).
Tras múltiples proyectos juntos y, dándose cuenta de los problemas que enfrentan las empresas para integrar sus procesos, en febrero de 2025 constituyeron legalmente, y en Estados Unidos, Marathon Systema, su empresa especializada en la automatización mediante agentes de IA.
Ambos son los únicos empleados de la compañía en la actualidad, una tendencia cada vez más dominante en los nuevos emprendimientos tecnológicos que se apoyan en IA. Además, esta tecnología facilita desarrollar sistemas y atender proyectos con rapidez y alta efectividad.
La misma situación de la clínica dental la descubrieron en otras empresas en Costa Rica, en América Central y en EE. UU. que los llamaron para que les ayudaran.
Tal es el caso de una cadena hotelera en Panamá, donde también se encontraron problemas de integración de los sistemas gerenciales tipo ERP y de gestión de clientes (CRM, por sus siglas en inglés).
En estas empresas detectaron que faltaba vincular los sistemas de mercadeo y ventas, de entrega de productos o de firma de contratos cuando son compañías que brindan servicios de logística, inventario, finanzas, contabilidad, manufactura y de gestión en general, entre otros.
Las gerencias incluso carecen, en muchos casos, de un dashboard que les permita visualizar toda la operación.
Paso a paso
El problema para las empresas no solo es presentar estas situaciones. Un desafío adicional es que normalmente tienen dificultades para resolverlas con su personal de tecnologías de información (TI).
Una de las razones es que los departamentos de TI se ven absorbidos por las necesidades de atención de redes informáticas internas (alámbricas e inalámbricas), servidores y computadoras personales e implementación de software corporativos.
Otra de las razones es la falta de actualización del personal de TI, en especial, en las nuevas herramientas de IA. Se carece de talento con conocimientos, habilidades y destrezas para manejar las herramientas, así como su capacidad para identificar los cuellos de botella de manera objetiva.
Para atender estas situaciones, en cada empresa, Quirós y Fung empiezan con un diagnóstico corporativo.
Ese diagnóstico abarca la revisión del flujo de procedimientos internos y los sistemas disponibles, si hay integración entre ellos y si la gerencia cuenta con un dashboard que le brinde visibilidad de toda la operación y sus resultados.
Tras el análisis de las alternativas, se pasa a la automatización de tareas con agentes IA. Tras este proceso puede ocurrir que se tenga que diseñar un sistema que realice la optimización e integración e incluso que se deba sustituir algún software que la empresa adquirió para ese fin pero que no lo logró.
“Esto lo hacemos solamente si es necesario”, dice Quirós. “Lo nuestro es la automatización”.
Finalmente, el proceso implica capacitar a los colaboradores de la empresa.
En general, los proyectos tienen costos desde $1.500 hasta más de $150.000, dependiendo de la magnitud de la empresa.
En algunos casos, los clientes solicitan un servicio por proyecto y en otros un servicio integral. En total, Fung y Quirós ya han trabajado con unas 65 empresas.
“La IA permite que desarrollemos la solución en un tiempo muy breve”, explicó Quirós.
