Una empresa avícola de Bolivia, que comercializa diferentes tipos de productos a través de abastecedores y otros comercios populares en ese país, utiliza una solución de la firma costarricense PIA.
La compañía tiene 100 personas dedicadas a ventas, que visitan los puntos de venta independientes. El seguimiento de las ventas se realizaba por medio de correos electrónicos, chats y reuniones. Era complicado.
La firma costarricense estima que el 61% del tiempo operativo se pierde “persiguiendo trabajo”, no ejecutándolo. “Aún así, muchas cosas se quedan botadas”, dijo Walter Astúa, cofundador de PIA, cuya solución consiste en un asistente virtual con inteligencia artificial (IA).
Esta solución permite dar seguimiento automático a las visitas, realiza recordatorios anticipados, registra lo que ocurre, detecta lo que no se cumple y asiste a cada vendedor al visitar un comercio: brinda el historial de compras, descuentos y visitas anteriores, pues se integra al sistema de gestión de clientes (CRM, por sus siglas en inglés). No solo eso. Puede sugerir qué ofrecer y en cuáles condiciones.
Si el vendedor requiere una autorización para algún acuerdo específico con el comercio, se gestiona y recibe el visto bueno mediante mensajes de voz.
El asistente de IA también es usado por empresas en Costa Rica en auditoría, gestión de inventarios y análisis de mercado. “Venimos de un modelo donde crecer implicaba aumentar planilla”, dijo Astúa. “Los agentes IA brindan soluciones específicas”.
Los agentes de IA (software basados en IA) permiten a las empresas de todo tamaño e industria automatizar tareas repetitivas y rutinarias, incluyendo la atención de clientes y ventas. En este campo, ayuda a los equipos de ventas a simplificar la comunicación, mantener registros actualizados de las cuentas y desarrollar relaciones más directas y personalizadas con cada cliente, en particular en ventas entre negocios (B2B).
“Los procesos de ventas se han vuelto demasiado complicados y con tantas tareas administrativas y complejas, los equipos luchan por encontrar el tiempo necesario para una comunicación efectiva y significativa con los clientes”, dijo Rob Tarkoff, vicepresidente ejecutivo y gerente general de Oracle Cloud CX, que también incorpora agentes IA en sus herramientas informáticas para ventas.
Eso sí, la seguridad debe ser parte del mapa de implementación de los agentes IA. “Todos los agentes deberían contar con protecciones de seguridad similares a las de los humanos”, advirtió Vasu Jakkal, vicepresidente corporativo de seguridad de Microsoft.
La firma de estudios de mercado tecnológico Gartner estimó que las empresas reducirán en más de la mitad el tiempo dedicado a prospección y preparación de reuniones con clientes en procesos de B2B si se apoyan en agentes y asistentes IA. Pero esta tecnología no solo se aplica en las ventas a otros negocios.
La activación de agentes IA o bots incluso es fuente de conversaciones y competencia de ejecutivos del Silicon Valley para ver cuánto de su trabajo rutinario realizan en forma automática: “¿Qué están haciendo tus bots?”. La proliferación de agentes IA o bots se debe a la disponibilidad de soluciones de la plataforma Claude para crearlos y a las oleadas de herramientas de IA de productividad.
Según The Wall Street Journal, una investigación reveló que estas herramientas completan tareas que a los humanos les llevan hasta 12 horas.
Desde una pyme
Los agentes IA son variados y pueden resolver todo tipo de acciones rutinarias y repetitivas.
En una pequeña o mediana empresa, al igual que a nivel corporativo, se enfrentan retos de gestión de clientes, inventario, consultas repetitivas y reportes de ventas.
Solución: utilizar agentes comerciales conversacionales (chatbots) que responden preguntas frecuentes, envían catálogos y capturan leads (cliente potencial con interés). Otro agente IA de inventario detecta productos de baja rotación y la reposición cuando las unidades disponibles se agotan. Y un agente IA de seguimiento de ventas envía recordatorios automáticos para contactar y dar seguimiento a un cliente, además de detectar clientes inactivos.
Aquí los agentes IA aumentarían la velocidad de respuesta (20%) y reducirían el tiempo en tareas administrativas (30%). El principal resultado: mejorar la conversión de clientes.
En una oficina de contabilidad donde hay que digitar facturas, conciliar cuentas y preparar reportes, se pueden usar agentes IA para procesamiento contable (clasifica y registra facturas y detecta inconsistencias), de cumplimiento (envía límites de fechas límite y genera checklist por cliente) y de análisis financiero (identifica tendencias y detecta riesgos tempranos).
El resultado esperado es la reducción del tiempo de digitalización (40%), menor riesgo de error y más tiempo para brindar asesoría estratégica a los clientes.
En una clínica privada son comunes los problemas de saturación telefónica, recordatorios manuales, gestión de expedientes y pacientes que no se presentan. Los agentes IA automatizan las citas las 24 horas durante los siete días de la semana, envían recordatorios, clasifican consultas simples y las asignan a cada especialista, gestionan la facturación y automatizan las respuestas frecuentes.
En una empresa de construcción o de servicios técnicos se deben presentar cotizaciones manuales, el seguimiento es irregular y la anarquía es común con las órdenes de trabajo. Aquí los agentes AI generan presupuestos (crean estimaciones base y ajustan la cotización según cambios de parámetros), planifican (organizan rutas y asignan tareas) y controlan (generan reportes automáticos para clientes).
En centros educativos privados se enfrentan situaciones múltiples en la atención de padres y madres, evaluaciones de estudiantes y reportes académicos manuales. Los agentes IA permiten la automatización en la generación de exámenes, análisis de desempeño estudiantil y atención, consultas e información.
En oficinas y puestos administrativos (como asistentes y auxiliares de oficina) se implementan agentes IA de respuestas automáticas de correo, gestión de agendas y recordatorios, organización de reuniones, clasificación y archivo automático de documentos digitales, generación de informes periódicos a partir de datos, entrada de datos, conciliación de información o atención básica.
En mercadeo y comunicación los diseñadores, creativos y gerentes automatizan la generación y programación de posts para redes sociales, el análisis de métricas y las propuestas de ajustes, los borradores de textos, la creación de propuestas gráficas y la generación de información sobre audiencias y tendencias.
¿Qué está haciendo su bots en su empresa?
