El informático Luis Cárdenas, quien es propietario del Lirio Lodge, ubicado en Tortuguero, notó que cuando un turista hacía una reservación también contrataba –además del hospedaje– un guía, tours por los canales y otras actividades que normalmente están a cargo de otros proveedores en la zona.

La contratación de todos esos servicios se tramita de forma manual, en documentos de hojas de cálculo o de texto, y llamando por teléfono a cada proveedor. La preparación del itinerario implicaba hasta ocho horas.

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Además, se corría el riesgo de incurrir en errores. Si el cliente cambiaba la hora de su llegada, el recorrido o alguna de las actividades había que llamar otra vez uno a uno a los proveedores de los servicios.

Automatizar todo ese proceso no es sencillo para las empresas turísticas.

Las soluciones en el mercado pueden llegar a costar hasta $300.000, están en inglés únicamente, no son multimoneda y se instalan en los servidores de los operadores o de los hoteles bajo el modelo de on premise. Esto que implica otros costos de soporte y actualización.

Ahí Cárdenas vio una oportunidad para crear una solución con su experiencia de 15 años en turismo con el Lirio Lodge y de 42 años en la industria informática, de los cuales 27 años han sido a la cabeza de la desarrolladora local Nexsys Latinoamérica.

Nexsys la fundó, junto con otros dos socios, para distribuir productos de firmas como Adobe, Microsoft y Oracle, entre otros.

Otros tiempos

Hace cinco años Cárdenas fundó la firma TravelSoft Corp., junto con otros cuatro socios para crear TourSys Cloud, la solución en la nube que presentaron el pasado 26 de setiembre.

Se trata de un servicio que brinda la alternativa de operar con la plataforma Azure de Microsoft, de Amazon Web Services y de Oracle, para que pueda elegir el cliente.

Además, se abrió la posibilidad de crear un conector para sistemas de SAP AG.

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Se puede utilizar en dispositivos móviles, ya sea Android o iOS, con una app.

Aparte de ser multimoneda, cuenta con un traductor semántico, el cual realiza traducciones de cotizaciones a diferentes idiomas usando la tecnología de machine learning.

Si una firma tiene agencias en Italia, Francia e Inglaterra, sus ejecutivos pueden trabajar utilizando la solución en italiano, francés e inglés con la misma base de datos.

Con esta solución se automatizan las cotizaciones, reservaciones, operaciones, finanzas, kioskos de turismo y el control de los proveedores.

Cuando un turista pide transporte del aeropuerto a un hotel, hospedaje, traslado a un sitio turístico del país, servicios de hospedaje, alimentación, y canopy, por ejemplo, la contratación de los distintos proveedores se gestiona desde los diferentes módulos del sistema. Así se crea el itinerario del turista.

“Ahora todo eso se puede hacer en 30 minutos”, aseguró Cárdenas.

Ahorros y agilidad

Las empresas también generan ahorros operativos, pues ya no tienen que dedicar tanto personal a realizar tareas como conseguir cotizaciones o coordinar cambios en las reservaciones ya tramitadas.

En la agencia de viajes Costa Rica Te Enamora, ubicada en playa Uvita, utilizan esta solución desde hace un año.

“Es muy completa”, aseguró Tatiana Mena, propietaria de la agencia. “Nos ha sistematizado los procesos, los reportes y la contabilidad”.

Mena indicó que en el mercado local no encontró una solución que le ayudara, mientras que por los sistemas ofrecidos a nivel internacional hay que pagar $150.000 o $200.000.

En cambio, aseguró, el sistema de TravelSoft es económico, ajustable, accesible para una pequeña empresa, fácil de usar y con capacidad para soportar el crecimiento de la empresa.

Por la ubicación de la empresa, al sur de Quepos, uno de los factores que más le llamaron la atención es la posibilidad del soporte en línea.

Cárdenas dice que la creación del sistema no fue planeada, sino que pasó de manera circunstancial.

Lo que sí pensaron con detenimiento fue diseñar una solución lo más sencilla posible, que se implemente con rapidez y que con entrenar a los ejecutivos de una empresa turística en la mañana ya en la tarde puedan usar el sistema.

Hacerlo así también les garantiza reducir la necesidad de brindar soporte a los clientes.

Al utilizar plataformas de las firmas globales se da la posibilidad –además de elegir la que prefieran– de reducir la latencia, pues el servicio se ubica desde el centro de datos de Amazon, Oracle o Microsoft más cercano al cliente en cualquier continente.

Tras haber invertido unos $400.000 en el desarrollo de la solución, el reto ahora es la comercialización.

En la misma semana del lanzamiento, la compañía empezó a valorar las solicitudes de clientes potenciales interesados y las propuestas de las firmas globales tecnológicas para alcanzar mercados especializados en turismo.

Actualmente la empresa tiene clientes que usan la solución en Costa Rica, República Dominicana y Argentina.

El mismo día de la actividad surgieron oportunidades de clientes en Europa, precisamente en Francia e Italia, y en Costa Rica.

Para este año están explorando la posibilidad de ingresar a Panamá y para el primer trimestre del 2019 a Quintana Roo (México), República Dominicana, El Salvador y Guatemala. En abril próximo explorarán mercados en América del Sur.

Ese mismo año podrían abrir una oficina de comercialización en Silicon Valley, California, que les permita llegar a más mercados.

“Nos contactaron de Kenia”, contó Cárdenas. “Es una empresa que realiza safaris y que está interesada por la solución”.

Cárdenas explicó que las posibilidades de comercializar el servicio incluso en África son muy altas, pues las opciones que tienen allá son bajo el modelo cliente-servidor y con barreras de costo para las empresas, la mayoría pymes.