En una empresa de servicios médicos de Estados Unidos reciben las solicitudes de citas de los clientes mediante llamadas o mensajes de correo electrónico y WhatsApp para luego registrarlas en un Excel.
La herramienta es útil, pero son varios los riesgos de errores, como a la hora de incluir los datos de referencia médica del paciente (obtenida y copiada en forma manual desde otro archivo), que alguien borre datos por accidente en el documento compartido o que no se realice el recordatorio de la cita.
Tras un mapeo del proceso, a cargo de la firma costarricense OptiCore AI, se identificaron los pasos a mejorar. Después, cómo digitalizar y automatizar todo el trámite con un sistema producido por Hikru, una desarrolladora costarricense enfocada en la automatización con herramientas de inteligencia artificial (IA) y que adquirió una parte de OptiCore AI para complementar sus servicios.
La nueva solución realiza la extracción de la información, la integra a los sistemas de atención del cliente y realiza otras tareas de forma automática, como el recordatorio de la cita.
“Se reduce la intervención humana a la verificación en algunos de los puntos del proceso en la medida de lo posible“, explicó Luis Miguel Cerdas, cofundador de OptiCore AI. “La idea es que la IA y las automatizaciones permitan eficientizar esas tareas”.
Junto con las plataformas de IA, las firmas desarrolladoras ofrecen soluciones de automatización de tareas corporativas con agentes IA. Dos son los elementos que favorecen su uso: los grandes modelos de lenguaje (en los que se basan ChatGPT, Gemini o Copilot) y la mayor capacidad computacional que permite la autonomía en la ejecución de las operaciones.
“Cada vez es menos relevante el proyecto tecnológico por sí mismo“, dijo Pablo Rodríguez, presidente y COO de Hikru. “Lo relevante hoy es ser un articulador, entender el negocio del cliente y usar la tecnología de IA para resolver sus problemas”.
Los agentes AI son componentes de software basados en la tecnología de IA para automatizar tareas, actividades, operaciones y procesos manuales, mejorando la eficiencia y reduciendo los costos. Tienen capacidad para actuar con iniciativa propia, razonar en múltiples etapas, tomar decisiones, colaborar con agentes humanos, adaptarse a su entorno y aprender en forma continua en operaciones, atención al cliente, logística y análisis estratégico.
La fintech Avocash, la cual brinda servicios de adelantos de salarios al público, también utiliza agentes IA para la gestión de las solicitudes. Su fundador, Julio Peraza, indicó que se tiene automatizado el 75% del proceso, que abarca la recepción de solicitud y los datos del cliente, la revisión, la generación y envío del documento al cliente para su firma, la revisión, el desembolso y la creación del crédito en el sistema.
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La plataforma de software contable para pequeñas empresas de Alegra.com integra la tecnología de GPT creada por OpenAI, la cual permite contar con un “asistente de contabilidad inteligente”, para simplificar tareas, optimizar procesos y generar análisis financiero en tiempo real. Puede interpretar mensajes recibidos por WhatsApp, ofrecer respuestas claras y alineadas con las normas locales, crear reportes detallados y realizar la conciliación bancaria.
“Un mensaje por WhatsApp, un extracto bancario o un historial financiero se interpretan con mayor profundidad, permitiendo a las pymes y contadores anticiparse a riesgos, optimizar su flujo de caja y tomar decisiones basadas en proyecciones mucho más fiables”, afirma Jorge Soto, CEO de Alegra.com.
Complementos
OptiCore AI es una empresa de análisis y optimización de procesos fundada en enero de 2025 por dos ingenieros industriales de San Carlos, Luis Miguel Cerdas y Mario Rojas.
En julio anterior parte de sus acciones fueron adquiridas por Hikru con el objetivo de complementar los servicios de ambas. “Cuando automatizamos algún proceso, nos interesa que el proceso esté bien. Es algo que genera mucho valor agregado“, afirmó Rodolfo Zamora, CEO de Hikru.
La combinación le permite a Hikru analizar los procesos de sus clientes en industrias como energía, hospitales, alimentos, aviación, automóviles y fintechs, el 95% ubicadas en EE. UU. La firma creció 51% en un año y aspira a casi duplicar sus ingresos para finales de 2025. Su planilla pasó de 40 a 70 colaboradores.
OptiCore AI ahora puede alcanzar nuevos mercados. “La asociación con Hikru proporciona acceso a una red más amplia y recursos adicionales, permitiendo implementar nuestras capacidades de optimización de procesos e IA en diferentes sectores de EE. UU.”, dijo Mario Rojas, CTO de OptiCore AI.
Además de optimizar procesos, la automatización puede exigir la preparación de los datos, campo donde se especializa Neural Coders, que lleva cuatro años trabajando con empresas de Costa Rica y otros países de América Latina. Alejandro Zamora, cofundador de Neural Coders, recordó que McKinsey advirtió recientemente que en EE. UU. solo 1% de las empresas tienen éxito al implementar soluciones de IA debido a la calidad de los datos.
Las posibilidades de automatización son ilimitadas. Por ejemplo, en el 70% de los proyectos de construcción es usual que varias personas lleven el control de su presupuesto, en forma manual y en diferentes hojas de cálculo, sin que se sepa cuál es la versión actualizada y generando gastos de más. “Nueve de cada 10 proyectos tienen sobrecostos”, afirmó Sergio Monge, cofundador y CEO de Mawi.
Esta desarrolladora costarricense, con 13 colaboradores, ofrece una plataforma web donde se automatiza el control presupuestario.
Cuando un ingeniero o encargado de una obra, realiza una solicitud de material mediante un mensaje (por ejemplo, con un audio en WhatsApp), la solución lo transforma a texto, entiende la solicitud (tanto materiales como cantidad), lo formatea y genera pedidos de cotizaciones a los proveedores. Todo esto en menos de cinco minutos y apoyándose en agentes IA.
Al recibir las cotizaciones, el sistema crea una tabla comparativa de precios, garantías, tiempos y costos de entrega, facilitando la decisión de la persona de proveeduría.
A partir de ahí se puede generar la orden de compra, recibir la factura digital para los pagos y generar el cargo respectivo en el presupuesto. En los países donde no se utiliza la factura digital también procesa la información de la compra a partir de fotografías, por ejemplo.
El sistema es empleado actualmente por 300 empresas constructoras en Costa Rica, Panamá, Honduras, El Salvador, Guatemala, México, Colombia, Venezuela, Paraguay y Chile. Ya gestionó más de $800 millones en más de 1.000 proyectos.
En forma adicional se agregan otras tareas de los proyectos de construcción, se realiza la gestión financiera de cada obra y se integra la información a los sistemas contables de las empresas. “El sistema hace el 80% del proceso”, aseguró Monge.
| Múltiples propósitos |
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| Los agentes AI pueden utilizarse en soluciones para: |
| Talento humano: herramientas de IA en el proceso de reclutamiento, ayudando a predecir afinidad cultural y técnica entre candidatos y posiciones. |
| Ingeniería de procesos: soluciones que combinan ingeniería industrial con IA para identificar cuellos de botella, modelar escenarios y proponer mejoras continuas. |
| Desarrollo de software: modelos de lenguaje a gran escala (LLMs) para acelerar tareas como la escritura de código, la documentación y el soporte técnico. |
| Área comercial: agentes IA que apoyen la gestión de cuentas, análisis predictivo de ventas y segmentación de clientes. |
| Fuente: Hikru |
