¿Se puede realizar una evento comercial con área de stands y de conferencias en modo virtual?

La agencia 33 Marketing desarrolló una plataforma de dos dimensiones (2D) que permite a las empresas, desde las pequeñas hasta las grandes, a realizar eventos públicos y privados, diseñados a la medida.

Pueden ser ferias, capacitaciones, lanzamientos, exposiciones, congresos, seminarios, convenciones, asambleas, entrenamientos, y reuniones, entre otras actividades.

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El propósito es que las compañías puedan generar experiencias que vayan más allá de las videoconferencias o reuniones virtuales para ferias, capacitaciones y otras actividades.

“El objetivo es que en 2D sea accesible y crear así una opción de menores costos, donde el cliente se meta en un salón y vea la marca, no una simple videoconferencia”, recalcó Melania Granados, fundadora y directora de 33 Marketing.

Granados afirmó que esta opción tiene un costo por usuarios del 50% en comparación a un evento convencional o presencial, desde $18 por persona y desde $500 como mínimo por evento.

Existe la opción también de realizarlo en 3D o combinarlo con realidad aumentada o virtual, pero su costo aumenta.

La realidad aumentada combina elementos reales con virtuales y la realidad virtual es completamente digital. Ambas también se utilizan para eventos y entrenamiento corporativo.

Reactivar eventos

La agencia 33 Marketing surgió hace 11 años y se especializa en el mercadeo, incluyendo activaciones de marca, lanzamientos, eventos corporativos, y publicidad segmentada o BTL (por Below The Line).

En mercadeo digital abarca redes sociales, sitios web, juegos personalizados, realidad virtual y aumentada (para tours virtuales y demostraciones de productos), photobooths (fotos con efectos) y desarrollos personalizados.

En este caso son stickers que diseñan en una pared con pintura conductiva y cuando el consumidor la toca se activa un sonido o un mensaje, por ejemplo.

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El diferencial tecnológico le permitió a la agencia diseñar una propuesta de eventos virtuales para las empresas que quieren reactivar las ferias y otras actividades corporativas en el segundo semestre.

La solución se denomina Venue Virtual (venue es el nombre se usa para espacios en eventos) y empezó a crearse antes de la pandemia del COVID-19 pensando que los eventos presenciales son costosos ($35 por persona, dice Granados).

Cuando se suspendió la ExpoMóvil, en marzo anterior, en la agencia se dieron cuenta que la emergencia no iba a pasar en pocas semanas y que tenían una oportunidad para su plataforma.

Aparte de ofrecer una solución de menor costo, lo segundo que se planteó fue ofrecer una plataforma de fácil uso incluso para clientes o colaboradores con un móvil de baja gama e independientemente de sus habilidades digitales.

La plataforma también se puede utilizar en tabletas y en computadoras, portátiles o de escritorio. Está desarrollada en DigitalOcean, un servicio de nube, y se puede hospedar en Amazon Web Services u otros servicios en la nube a solicitud de la empresa organizadora.

Granados asegura que un evento virtual –que incluya stands y sala de conferencias– puede organizarse en ocho días, dependiendo de su complejidad y de la personalización que se desee.

El primer evento que se realizó fue a finales de mayo, con 25 personas, y desde entonces realizaron siete actividades más, incluyendo uno con 200 asistentes.

Cada uno fue planteando distintas necesidades que se convirtieron en nuevas funcionalidades para el servicio.

Desde el ‘lobby'

Cada invitado o participante recibe con tiempo y en su correo electrónico la invitación y el URL personalizado del evento.

Al ingresar se encontrará en un lobby, como en el centro de conferencias, banners y un video con instrucciones sobre las conferencias y la feria comercial.

En los salones de conferencias se brinda video vía live streaming donde el conferencista –desde su oficina o su casa– realiza su charla a una sala de exposiciones virtual.

La interactividad se realiza mediante un chat.

Granados indica que la conferencia puede ser pregrabada, lo cual es recomendable para evitar inconvenientes si hay problemas de conectividad en el sitio donde se encuentra la persona que realiza la exposición.

Cada invitado o participante puede ingresar incluso una semana después para revisar una charla de interés o si le respondieron una consulta.

Las etapas de comercialización, confirmación y participación en los eventos virtuales aplican desde el inicio el inbound marketing, que lleva en forma personalizada al usuario o cliente desde la atracción a la conversión y la fidelización.

Se incluye una gestión completa de marca o de branding, desde el dominio y los logos y colores de las invitaciones, el evento y los materiales.

Durante cada actividad los participantes podrán realizar networking virtual con otros asistentes, lo cual se facilita utilizando tecnología de inteligencia artificial, que conecta a las personas con intereses similares. “Esto es un valor agregado y más efectivo”, destacó Granados.

Dos, tres o más asistentes a una conferencia pueden crear un espacio virtual dónde reunirse aparte, sin salir de la actividad, para realizar comentarios o propuestas a partir de la charla.

Es igual a cuando alguien se vuelve a otra persona que está a su lado o se va para atrás para compartir información u opiniones en un evento presencial.

Los asistentes también pueden participar en premios, pues ganan puntos y se crea un ranking por llegar a tiempo, hacer preguntas y publicar en redes sociales, entre otras.

Existe la posibilidad adicional de realizar votaciones en tiempo real y con resultados inmediatos.

La plataforma cuenta con un registro de ingreso, el cual es personalizable y lo tiene la empresa organizadora únicamente.

Los organizadores también reciben reportes de tráfico (conexión y duración) de cada conferencia, dispositivos que usaron los participantes.

Otra opción es realizar encuestas para recibir retroalimentación de los conferencistas y de los materiales, por ejemplo.

Granados indica que la plataforma también se puede usar para asambleas de cooperativas o de asociaciones solidaristas, conferencias masivas y ferias, así como para eventos de participación limitada (juntas directivas, comités, grupos de capacitación).

Entre las funcionalidades se encuentra el envío de documentos a las personas participantes.

En todo el proceso se contará con el apoyo del equipo de la agencia.

“En general, lo que queremos es cerrar la brecha que se creó con la emergencia”, dijo Granados. “Nos planteamos cómo ayudar a que se reactiven los eventos”.