A casi un año de declarar inviable una cooperativa y un poco menos de la intervención de una financiera; considero importante repasar conceptos relativos al fraude en los estados financieros, los factores que inciden para que un fraude se cometa, la responsabilidad que tienen diferentes actores en cuanto al fraude (auditores, administración, entre otros), así como acciones que contribuyen a mitigar la ocurrencia de un fraude.
Ante todo, es importante definir lo que es el fraude: “es un acto intencional de una o más personas de la administración, gerencia, empleados o terceros, que implique el uso de engaño para obtener una ventaja injusta o ilegal”, que implicará una representación incorrecta en los estados financieros.
El fraude abarca esquemas sofisticados y debidamente planificados para falsear información, ocultar datos y realizar declaraciones erróneas enfocadas en engañar a cualquier usuario de la información financiera. El fraude puede ser mucho más complejo y sumamente difícil de detectar si existe colusión a lo interno e incluso a lo externo de la compañía, más aún cuando se confabulan funcionarios de puestos claves dentro de una organización, tales como puestos de jefaturas, gerenciales e incluso miembros de juntas directivas y dueños de empresas.
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El triángulo de fraude es un modelo para explicar los factores que hacen que una persona llegue a cometer un fraude y está conformado de tres componentes según se detalla a continuación:
Incentivos/presiones: este primer elemento son aquellas circunstancias que incentivan o presionan a una persona a cometer un fraude en donde se pueden citar los siguientes ejemplos:
- Manipular la información financiera a efectos de mostrar un adecuado cumplimiento de metas o presupuestos y obtener una bonificación monetaria a cambio.
- Tomar activos de la empresa para satisfacer problemas de adicción.
- Tomar activos de la empresa por deseos de tener un estatus superior.
- Manipular la información financiera a efectos de mostrar datos que cumplan con requerimientos establecidos por los acreedores de la empresa.
Oportunidades: Debido al conocimiento que tiene la persona y/o personas de la operativa de la empresa, detecta oportunidades para cometer el delito, esto se facilita si los controles del negocio no son robustos y con un bajo nivel de supervisión.
Actitudes /razonamientos: Este elemento es la justificación que utiliza la persona para su accionar, algunos casos que se pueden citar son:
- me pagan poco merezco una mejor remuneración,
- otros compañeros también lo hacen,
- lo tomo y luego lo repongo, entre otros.
Con base en las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), “la responsabilidad principal sobre la prevención y detección del fraude descansa, tanto en los encargados de Gobierno Corporativo como en la administración de las empresas”, promoviendo en su personal una cultura de honestidad y comportamiento ético, con el adecuado monitoreo por parte del gobierno corporativo, para velar entre otros, porque la administración no violente los controles establecidos para manipular la información financiera.
El auditor, por su parte, realiza su auditoría siguiendo los lineamientos que establecen las NIA, es responsable de obtener una seguridad razonable de que los estados financieros como un todo están libres de errores materiales (importantes), ya sea por fraude o error.
Sin embargo, debido a las limitaciones que tiene una auditoría, aun cuando el trabajo esté debidamente planificado y ejecutado, existe un riesgo inevitable de que puedan “no” detectarse errores materiales en los estados financieros; más aún si es el mismo Gobierno Corporativo es el que de forma premeditada genera información fraudulenta a efectos de inducir a error al auditor.
Tal y como indicaba previamente, la gerencia y la administración son los responsables de diseñar e implementar un sistema de control interno que permita prevenir y detectar el fraude dentro de su propia organización. Algunas de las medidas que se pueden tomar para prevenir el fraude son las siguientes:
- Crear un código de ética interno y dar el correspondiente seguimiento.
- Crear un canal de denuncias.
- Establecer una adecuada estructura organizativa.
- Establecer controles y monitorear que están siendo efectivos.
- Contar con buenos sistemas de información.
- Velar por un ambiente laboral positivo, para minimizar el delito como una forma de compensar prácticas laborales injustas.
- Apoyar el crecimiento de los funcionarios dentro de la organización.
- Rotar el personal en diferentes puestos.
- Realizar auditorías internas.
- Contratar personal capacitado y velar por ofrecer capacitación continua.
- Reforzar los controles del área de tecnología para minimizar infiltraciones en sus sistemas de información.
Por tanto, una estructura de control interna robusta, y que sea percibida por la organización de esa manera, hará reducir de forma significativa la posibilidad del fraude en una entidad.
Los auditores, aun cuando su responsabilidad primaria no es la detección y prevención del fraude, deben velar por planificar adecuadamente su trabajo, siguiendo los estándares profesionales correspondientes, de forma tal que apoyen la labor de la administración en esta área.
La autora, Olga Sedó Campos, es socia de auditoría de Grant Thornton Costa Rica. Correo: olga.sedo@cr.gt.com
