EscucharFundar y desarrollar un negocio es una meta y también una opción para muchas personas que se proponen nuevos horizontes o no logran integrarse al mercado laboral por distintas razones.
En Costa Rica, el número de empresas que reportan planillas aumentó de 76.316 a 78.520 entre 2023 y 2024, según los registros de la Caja Costarricense de Seguro Social. Más del 90% son pequeñas y medianas empresas. Se estima que ellas brindan empleo a casi la mitad de la fuerza laboral local.
Sin embargo, no todas las iniciativas de negocios están formalizadas. Según el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), cerca del 46% de la población económicamente activa se ubica en el sector informal.
Los trámites y las normas de formalización son enumeradas como parte de las razones que explican la informalidad en la economía, tanto a nivel de empresas como a nivel laboral. El desconocimiento sobre los procesos para la legalización de los negocios también es uno de los factores que influyen.
“Muchas veces tenemos una idea increíble, pero no se sabe cómo formalizar el negocio, faltó una licencia o faltó algo para desarrollarla“, dijo Nathalia Meléndez, consultora legal de la firma Grant Thornton, durante un webinar organizado el 3 de septiembre por la Cámara de Tecnologías de Información y Comunicación (Camtic).
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Definición básica
Todo negocio parte de una idea que debe plasmarse en un plan donde se definen varios mínimos, como los productos o servicios (giro de negocio).
A partir de ahí se debe investigar y asesorar sobre los requisitos y régimen que debe aplicarse, desde trámites para locales hasta sanitarios, para licores, autorizaciones específicas para gestión de químicos en plantas de producción, entre otros.
También se debe definir la inversión necesaria y cómo obtenerla: ahorros, socios, inversionistas, créditos.
Eso ayuda a definir qué tipo de formalización se deberá realizar. Por ejemplo, si es con socios debería formalizarse como sociedad.
Una vez definidos los factores de producción del producto y servicio se constituye la empresa.
“La revisión de qué es lo que quiero, a dónde quiero llegar, cuál es el crecimiento que espero de mi compañía permite determinar el modelo de negocio que vamos a utilizar, el tipo de sociedad“, agregó Yoselin Casasola, también consultora de Grant Thornton.
Personería
Hay empresas con personería física, donde la persona se inscribe ante la CCSS como patrono. “En este tipo de empresas no hay separación entre obligaciones y patrimonio personal y de la empresa”, dijo Mléndez.
Eso podría acarrear problemas que lleven al fracaso del negocio.
Por eso se recomienda una personería jurídica donde la empresa se inscriba ante la CCSS como patrono y es la que asume obligaciones como créditos. La empresa es la que responde con sus bienes y activos.
Sociedades mercantiles
En este caso se puede recurrir a sociedades mercantiles (agrupación de dos o más personas como socias con intereses comunes) o empresas individuales de responsabilidad limitada.
En la sociedad mercantil se establece un contrato societario con un notario público que se inscribe ante el Registro Público de Costa Rica. Aquí se ponen en común bienes y capital a fin de desarrollar la actividad económica de la que obtendrán una ganancia.
En sociedades mercantiles se puede recurrir a una sociedad en comandita (que no se usa mucho) y una sociedad en nombre colectivo (tampoco se usa mucho), pues la persona debe responder con sus bienes.
Las sociedades mercantiles pueden ser sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada. Aquí se responde hasta por el máximo del aporte de cada socio y no con sus bienes o activos personales.
Sociedad anónima
En la sociedad anónima la estructura es más compleja, con una junta directiva que es el órgano de administración (con presidente, tesorero y secretario). Se pueden sumar otros puestos, según se desee o se necesite. También tiene una instancia de vigilancia o fiscal.
Se adoptan decisiones administrativas y reglamentos sobre cómo definir y tomar decisiones. La junta directiva ostenta la representación de la empresa.
Deben manejar libros de actas de asamblea de socios, de junta directiva y registro de accionistas. Asimismo cada socio tiene una participación correspondiente a sus acciones o títulos valores.
De responsabilidad limitada
Tienen una estructura más simple y puede ser más recomendada para empresas familiares o de pocos inversionistas y no se tiene en perspectiva sumar más socios (excepto si se deciden a través de un proceso interno). Se establece una gerencia para la administración.
Se tiene libro de actas de asamblea de socios y registro de “cuotistas”, así como un registro de las cuotas. No es necesario nombrar un fiscal.
Es una entidad que tiene su propia autonomía como personería jurídica, independiente y separada de la persona física.
Formalización
La formalización permite a las empresas obtener el acceso a diferentes servicios (incluyendo financiamiento), alianzas y ser proveedor de otras compañías y del Estado.
Para hacerlo se establece una escritura de constitución o pacto constitutivo, donde se definen las normas de funcionamiento y hasta de liquidación.
Esa acta se establece ante notario público, quien requerirá de información y datos específicos para establecer el acta constitutiva o pacto de la empresas, los estatutos sociales (el instrumento que regula la empresa, el objeto del negocio y el plazo, normalmente de 99 años).
Otros datos requeridos incluyen: el monto del capital social aportado (que es la inversión inicial con el cual la empresa empieza a operar), y domicilio social y correo electrónico para notificaciones.
Se establece, además, el órgano de administración y sus facultades. Por ejemplo, en la sociedad de responsabilidad limitada se establece el gerente y sus obligaciones como representante legal, incluyendo si puede enajenar los bienes de la compañía o solo con autorización de sus propietarios. También las reservas legales en concordancia con el Código de Comercio.
El estatuto indica las causales de disolución y liquidación de la sociedad y cuál va a ser el trámite a seguir.
La identificación de la empresa se realiza con el número de personería jurídica que entrega el Registro Nacional al formalizarla e inscribirla. El nombre de la compañía se inscribe y protege mediante el registro de marca o nombre comercial, que debe formar parte del patrimonio de la sociedad.
El representante legal de la compañía, quien puede firmar y comprometer a la compañía en acuerdos externos y de financiamiento, puede ser el presidente u otro integrante de los órganos de administración. No necesariamente es la persona empresaria en las sociedades mercantiles o las socias las sociedades anónimas, en cuyo caso se otorga un poder especial.
Con esta información el notario público elabora el acta de constitución y se emite un testimonio mediante una copia de esa escritura pública, el cual se sube a la plataforma Trámite Ya!, donde se completa un formulario. Se deben cancelar, a la vez, los timbres de constitución (de ¢60.000 a ¢80.000).
“Una vez constituida la sociedad, que de hecho el proceso es bastante ágil y normalmente dura una semana o mucho menos, ya tengo que cumplir con las obligaciones formales de esta compañía”, dijo Meléndez.
A partir de aquí se realiza la inscripción ante el Ministerio de Hacienda, el pago del impuesto de personas jurídicas y la presentación de la declaración del registro de transparencia y beneficiarios finales. “El no pago de los impuestos genera una serie de consecuencias que pueden llegar a afectar al negocio”, advirtió Casasola.
Entre ellos, la imposibilidad de ser proveedor de instituciones estatales, sanciones, multas e intereses por morosidad y hasta la disolución de la empresa.
Otras licencias
Las personas empresarias deben tener presente que, en forma adicional, hay obligaciones (permisos y licencias, entre otras) que están relacionadas con el giro comercial, por lo que se recomienda la asesoría sobre otras obligaciones formales y materiales del negocio.
Las obligaciones adicionales, como los requisitos para abrir un local o una fábrica, deben ser consideradas desde el inicio. Por ejemplo, hay que considerar los planes reguladores establecidos por la municipalidad, los que indican el uso del suelo de cada zona de un cantón y si es posible o no instalar ahí el local que se piensa.
Otro requerimiento es el permiso sanitario de funcionamiento del Ministerio de Salud, que lo otorga mediante el área rectora de salud del cantón donde se ubicará la empresa. Este permiso permite ejercer la actividad y su fin está relacionado con la protección de la salud pública y el medio ambiente.
El Ministerio revisará cuál es el grupo de riesgo, los requisitos a cumplir, las condiciones del establecimiento (si es necesario instalar una dispensario o depósito para almacenar, guardar y desechar sustancias o implementos).
Cumpliendo el uso del suelo y el permiso sanitario, se realiza el trámite de la patente municipal, un permiso anual que define cuál es el impuesto a pagar para ejercer la actividad. Aquí se presenta un formulario con la información completa.
“Si hacemos el proceso de forma correcta, siguiendo estos pasos, entonces no tendríamos por qué recibir un rechazo”, dijo Casasola.
El siguiente paso es la inscripción ante la CCSS y la póliza de riesgos del trabajo ante el Instituto Nacional de Seguros (INS), ambos requisitos obligatorios que toda empresa que tiene empleados debe mantener.
No se debe olvidar el registro de marcas, lo que permite reservar el nombre del negocio con el cual se desea que sea conocido. También se registran los signos distintivos a nombre de la persona propietaria o de su compañía para evitar que en el futuro un tercero se aproveche o inscriba la marca e impida su uso.
Registro Pyme
Las micro, pequeñas y medianas empresas (mipymes), con menos de 100 colaboradores en planilla, pueden registrarse ante el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC).
El trámite se realiza ante la Dirección General de Pequeñas y Medianas Empresas (Digipyme) o mediante la plataforma del Sistema de Información Emprearial Costarricense (SIEC).
Se debe cumplir dos de los tres requisitos establecidos: póliza del INS, registro como contribuyente ante el Ministerio de Hacienda y planilla de la CCSS o comprobante de trabajadores independientes, según sea el caso.
Casasola recomendó realizar el trámite a partir de los dos primeros requisitos (póliza y formulario de impuesto de renta).
Cumpliendo con este proceso se recibe la condición pyme, en un plazo de unos cinco días, con la cual se realiza la inscripción ante la CCSS.
Es necesario tener presente que la condición pyme se renueva cada año, pues de lo contrario se pierde.
Entre sus beneficios del registro se encuentran:
—Participar como proveedor de instituciones estatales y en licitaciones.
—Financiamiento de avales, capital de riesgo y otros de Banca para el Desarrollo.
—Servicios de desarrollo empresarial: capacitaciones, charlas y otras actividades, incluyendo ferias y encuentros de negocios.
—Exoneración en el pago del impuesto a personas jurídicas.
—Pago escalonado de seguros social a la CCSS.
—Tarifa diferenciada en el registro sanitario, que básicamente es el 20% para las microempresas.
