La discreción es necesaria por muchas razones. Primero, si el ejecutivo se enterara, él o ella podrían perder compromiso e incluso sabotear las posibilidades de éxito del reemplazo. Además, la investigación muestra que cuando a los ejecutivos se les informa de antemano, tratan de influir en el proceso para consolidar sus legados personales, en lugar de hacer lo mejor para la compañía.

Algunas veces mantener el secreto también es necesario para proteger a la compañía en el mercado. Cuando los competidores se enteran de que una organización está insatisfecha con parte de sus operaciones, pueden usar ese conocimiento, buscando debilidades que puedan aprovechar. Además, cuando una búsqueda toma meses –lo que suele requerir cuando esta es a fondo– los competidores podrían sugerir públicamente que la organización está teniendo problemas para ocupar el puesto. Si los rumores comienzan a circular, las personas podrían creer que la empresa tiene problemas más profundos, desalentando a los mejores candidatos de unirse a la compañía.

Mantener encubierta una búsqueda ejecutiva puede ser muy difícil. Como el presidente de una firma de búsqueda ejecutiva, hablo tanto con los candidatos potenciales como con las personas que están familiarizadas con su trabajo. También me coordino con múltiples líderes dentro de la empresa, que son parte del proceso de selección. Cualquier persona involucrada en el proceso podría tener una relación personal con el ejecutivo a reemplazar, y podría informarle de la búsqueda. O alguien podría mencionársela a alguien más, que le dice a otra persona, y así sucesivamente.

Casi imposible

En el mundo interconectado de la actualidad, es especialmente difícil proteger los secretos empresariales. Por ejemplo: J.K. Rowling fue desenmascarada como la autora bajo el seudónimo “Robert Galbraith” después de que un abogado le divulgó esa información a la mejor amiga de su esposa, que luego la compartió en Twitter.

Realizar exitosamente una búsqueda confidencial significa hacer extremos esfuerzos para asegurar que esto nunca suceda. Me han contratado ejecutivos para encontrar el reemplazo de algunos de sus subordinados directos mientras que, sin que estos lo supieran, yo estaba en el proceso de encontrar a quien los reemplazaría a ellos. He asistido en comidas mientras, por coincidencia, estaba en el proceso de encontrarle reemplazo a alguno de los invitados. (No podía cancelar, porque hacerlo podía detonar sospechas. Tampoco podía evitar conversaciones normales, como las de preguntarle a esa persona cómo van las cosas en el trabajo.)

Cuando es tiempo de que una compañía entreviste a los candidatos de la lista final, hago que el comité de selección se reúna conmigo, en secreto, en la sala de juntas de un hotel. Incluso ahí, le solicitamos al hotel no publicar los participantes o de las compañías involucradas, y típicamente agendamos esas reuniones usando nombres falsos.

He aquí otras tácticas para mantener en secreto las búsquedas ejecutivas.

Evite los detalles: Cuando le pido a mis fuentes en una industria que me recomienden candidatos potenciales, suelo no revelar la compañía para la que estoy trabajando o el cargo que esta pretende llenar. En lugar de ello, hablamos de competencias de liderazgo. Por ejemplo, diré: “estoy buscando candidatos que se destaquen en el liderazgo personal, demuestren un sólido impulso para obtener resultados y posean un espíritu inherentemente colaborativo al construir relaciones. ¿Quién tiene esa combinación?”

Cuando empiezo a hablar con candidatos potenciales, aplico una regla similar. Al principio no les digo a qué firma represento. En lugar de ello, explico qué industria es y si el rol sería en su actual nivel o por encima de este, mientras confirmo cuáles son sus propias ambiciones. Esto me permite desarrollar una visión preliminar de la candidatura de una persona sin revelar nada que mi cliente no esté preparado para transmitirle al mercado.

Use acuerdos de confidencialidad: En un proceso confidencial de búsqueda ejecutiva, estos acuerdos (conocidos como NDA, por sus siglas en inglés) son esenciales. Algunos NDA normales son inadecuados. Para hacerlos más aplicables, necesitan incluir restricciones claras que establezcan que toda la información a compartir es confidencial, desde el nombre de la compañía hasta el salario.

Limite el tamaño del comité de búsqueda: No más de cuatro personas dentro de la compañía deberían estar enteradas e involucradas en el proceso de selección. He encontrado que este tamaño es manejable y ayuda a limitar la posibilidad de filtraciones, mientras permite una diversidad de perspectivas sobre cada candidato. Sin embargo, todos ellos deben ser personas que genuinamente coincidan en que el ejecutivo necesita ser reemplazado.

No envíe correos electrónicos (con una excepción): Los errores de correo son muy fáciles de cometer. Un miembro del comité podría enviar un mensaje a la persona equivocada, reenviárselo a alguien más o dejarlo en su pantalla a la vista de quienes pasen. No debe haber correos acerca del proceso.

Sin embargo, hay una excepción. Los miembros del comité reciben de mi parte los reportes que contienen las evaluaciones de los candidatos con base en sus competencias. Necesitan acceder a estos documentos en línea, así que los protejo con contraseña. Los correos que acompañan dichos reportes no indican de qué se tratan.

Por supuesto, las personas son falibles, así que no hay un plan 100% seguro para una búsqueda confidencial, pero he visto que, cuando estos pasos se siguen, son mucho menos probables las filtraciones.

Reconocer por qué los reclutadores necesitan tener secretos también puede ser útil para los candidatos. Algunas de las cosas que les pedimos hacer (como dar un nombre falso en la recepción de un hotel) podrían parecer tontas, pero cuando una compañía va a realizar un cambio ejecutivo de alto nivel, la confidencialidad es obligatoria.

Adam Dean es fundador y presidente de Dean Executive Search.