Registro de accionistas tiene un nuevo requisito que generaría más gastos: conozca el cambio y la fecha límite para presentar la declaración

Anteriormente, para presentar la declaración correspondiente, los representantes legales de las empresas podían autorizar a un tercero que tuviera firma digital, por medio de un poder especial, pero ahora no será así. Según un decreto publicado en La Gaceta el 8 de marzo anterior, se elimina esta posibilidad y ahora solamente el representante legal es quien debe presentar el trámite.

Únicamente en casos excepcionales y debidamente justificados, la declaración la podrá presentar un tercero pero debe ser autorizado mediante un poder generalísimo. Sin embargo, el decreto emitido no señala cuáles son esas situaciones específicas.

¿En qué consiste el cambio y por qué podría encarecer el proceso?

En este punto es importante diferenciar al poder especial del generalísimo. El primero lo brindan los representantes de sociedades a personas físicas para trámites específicos, suele otorgarse por períodos cortos y es más limitado. Mientras tanto, el poder generalísimo permite que la persona que lo recibe pueda actuar por un tiempo indefinido a nombre de quien le otorga el beneficio, pero para poder obtenerlo se debe cumplir un proceso adicional.

“Va a encarecer el proceso de presentar la declaración del RTBF, porque todos los apoderados generalísimos para que tengan validez tienen que estar inscritos en el Registro Público. Esto conlleva que el notario cobre sus honorarios por hacer este trámite más otros requisitos que se solicitan. Se necesitan entre $250 o $300 mínimo para que un apoderado generalísimo quede inscrito”, detalló Dan Hidalgo, gerente senior de EY Law.

Otro elemento a tomar en cuenta es el tiempo que se tarda para que la inscripción quede en firme. Normalmente toma hasta una semana y media completar el trámite. No es algo inmediato como el poder especial, que se puede emitir hasta en cuestión de horas.

Una vez cumplido con el registro respectivo, el notario tiene que actualizar el nuevo apoderado generalísimo en la base de datos del Banco Central y esto tiene un costo de unos ¢3.200 de acuerdo con Hidalgo.

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¿Habrá afectación a multinacionales?

El sector productivo ha mostrado su preocupación por el efecto que puede tener esta medida para las empresas multinacionales que operan en Costa Rica, ya que si el encargado legal es extranjero no puede tener firma digital porque solo se otorga a costarricenses o a residentes en el país. Con el nuevo decreto, estas compañías tendrían que buscar a un tercero en el país que esté anuente a asumir el poder generalísimo para cumplir con esta obligación fiscal y además, las mismas empresas tienen que explicar por qué le están otorgando el poder a la persona designada.

En este punto también hay una modificación, pues según el reglamento Hacienda y el Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) tienen seis meses para emitir una resolución conjunta que se necesita para explicar por qué se existe el poder generalísimo a un tercero.

“Este cambio normativo sin lugar a duda va en contra de la tan necesaria simplificación de trámites y claridad que requiere nuestro sistema tributario, la cual es necesaria para incentivar tanto la formalización del casi 50% de la economía que hoy opera desde la informalidad, así como para la atracción de inversiones y con ello la creación de nuevos negocios y puestos de trabajo”, opinó la Unión de Cámaras Empresariales (Uccaep).

Además, este año Hacienda anunció que la fecha para la presentación de este registro cambia. Los obligados a cumplir con este compromiso tienen del 1.° al 31 de julio próximo para presentar el RTBF, para los años siguientes se mantendrá la fecha original en abril.

¿Cuáles son los contribuyentes obligados a presentar la declaración?

El objetivo de esta declaración es que la Dirección General de Tributacón y el ICD sepan quiénes son los accionistas y beneficiarios finales de las participaciones en una empresa, con el fin de combatir los capitales ilegales. La información debe ser presentada en la plataforma transaccional del Banco Central de Costa Rica denominada Central Directo: en el sitio www.centraldirecto.fi.cr.

Están obligados a cumplir con este requisito las sociedades anónimas, sin importar si son activas o inactivas. Igualmente tienen la responsabilidad de presentar la declaración cada año estructuras jurídicas como:

• Fideicomisos.
• Administradores de recursos de terceros.
• Organizaciones sin fines de lucro.

“Un cambio importante es que el nuevo reglamento determina, con mayor detalle, los sujetos obligados a suministrar la información. Aclara que todas las personas jurídicas inscritas en el Registro Nacional, incluyendo las que tengan un número de cédula jurídica asignado, deben declarar. También aclara la información que deben declarar las organizaciones sin fines de lucro, las cuales deben incluir identificación de los donantes y los destinatarios o beneficiarios de sus contribuciones o donaciones”, dijo Ricardo Güell, socio de Deloitte Legal.

Típicamente se solicita incluir información de los dueños de las empresas como cédula, número de teléfono, correo electrónico y dirección. En el caso de que el contribuyente haya realizado la declaración previamente y no hayan cambios en los accionistas, se puede copiar la información anterior y reenviar el formulario para este año.

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Sanciones por incumplimiento

Durante 2023 estaban obligadas a declarar el RTBF un total de 326.186 personas jurídicas, de las cuales 37.706 lo hicieron fuera de plazo. En estos casos los castigos se encuentran reguladas en el artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

“Existe una sanción por incumpliendo de obligación dentro del plazo establecido, la cual corresponde a el 2% de la cifra de los ingresos brutos en el periodo del impuesto sobre las utilidades anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de tres salarios base: ¢1.386.600 y un máximo de 100: ¢46.220.000″, explicó Dunia Zamora, presidenta del Colegio de Contadores Públicos.

En los últimos tres años el porcentaje de personas jurídicas que cumplen con este requisito ha promediado el 80%. Repasamos los datos en la siguiente tabla.

Por su parte, Tributación indicó que se trasladó el plazo para presentar la declaración para que los obligados que lo necesiten completen el trámite del poder generalísimo y cumplir con los requisitos pertinentes.

“Anteriormente, si los representantes legales tenían algún impedimento para presentar la declaración otorgaban un poder especial, que tenía vigencia por una sola vez, lo que implicaba otorgar un poder cada vez que se presentara una declaración, y que un Notario la subiera a la plataforma del BCCR, lo cual representaba un costo adicional. La implementación del poder generalísimo permite darle trazabilidad a la información, e individualiza la responsabilidad de los apoderados que den un mal uso del poder, se brinda seguridad jurídica, se minimiza la posibilidad de instrumentalizar a las personas jurídicas para fines ilícitos, mejorando a toda luz la imagen del país”, indicó Mario Ramos, director general de Tributación.

Vargas consideró que con estos cambios la imagen del país no se ve afectada, sino que “se ve fortalecida como un país que cumple con los más altos estándares de transparencia”.

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Por el momento hay más dudas que respuestas sobre cómo se va aplicar la declaración de este año o si incluso se va a mantener la posibilidad de que en 2024 se pueda presentar con el poder especial.