¿Cuál es el futuro de la oficina?

Repasando alrededor pasa lo mismo. Otra amiga va dos veces a la semana a la oficina y en mi edificio veo gente que durante algunos días andan tan informales como durante el confinamiento y otros vienen de la empresa, mejor presentados. Hay firmas de zona franca que contratan personal que vive y trabaja desde zonas rurales.

Hace poco le di una conferencia a una empresa en un coworking, pues ya no tiene oficinas. (A los días también realicé la misma charla a través de videoconferencia a un grupo de estudiantes universitarios y una amiga del gimnasio que estudia administración me contó que recibe clases virtuales, lo que indica que la modalidad se mantiene.)

Varias de las desarrolladoras y startups con las que me toca conversar cada semana tampoco tienen oficinas. Algunas solo para cumplir con una vieja norma de la Ley de Contratación Administrativa que exige dar una dirección física para participar en licitaciones y otras contrataciones públicas. Pero sus colaboradores trabajan desde sus casas o desde donde sea. Aprendieron y eso les ha permitido contratar personal incluso en otros países de Centroamérica o de América del Sur.

Hace poco visité una firma internacional con unas oficinas muy atractivas. La compañía tiene altas proyeccciones de crecimiento de personal, pero no tiene planeado alquilar más espacio en el edificio o irse a uno más amplio. Simplemente hará turnos para que el personal actual y el nuevo rote durante la semana: unos días estarán en trabajo presencial y otro en trabajo remoto.

Tan habitual se está volviendo el trabajo híbrido y flexible como cuando se pasó de la comunicación por fax al correo electrónico a finales de los años 90 y la primera parte de la década del 2000. Como todo, habrá que hacer ajustes para que el teletrabajo sea efectivo y mantener la productividad y seguridad de su información.

El principal ajuste es, sin embargo, de las mismas gerencias y de las direcciones empresariales, que deben pasar de la operación remota obligada por el confinamiento y la operación remota obligada por la reducción de los costos, la rentabilidad y la atracción y retención de talento a un nuevo modelo de operación y de oficina.

Una encuesta de Ivanti —una firma de servicios informáticos y gestión para trabajo remoto— indica que sólo 13% de los colaboradores, de 4.500 entrevistados en diferentes firmas globales, quiere volver a la oficina. Eso es uno de cada diez.

El resto, siete de cada 10, prefiere trabajar desde cualquier parte y en cualquier momento, incluso antes que conseguir un ascenso. Optan por el teletrabajo (30%), la modalidad híbrida (42%) y desde cualquier parte del mundo mientras viaja (15%).

¿Es diferente en Costa Rica?

Una encuesta de la firma PwC muestra que el 74% de los encuestados en Costa Rica, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Guatemala, Panamá y República Dominicana desea elegir desde dónde trabajar.

Hay un porcentaje que quiere ir a la oficina (12%), pero probablemente porque consideran que sus empleadores requieren el trabajo en persona a tiempo completo (41%) o porque su labor no se puede hacer de forma remota (11%).

La necesidad de conexión con el lugar de trabajo, de colaboración y de tutorías en equipo también es valorada por los colaboradores, en especial por los nuevos. Pero no tiene que ser todo el tiempo. El 45% prefiere la modalidad híbrida (presencial y remoto) y el 17% se inclina por el trabajo remoto completamente.

En el fondo, la tendencia es clara. Nueve de cada diez quiere un trabajo que sea satisfactorio y que les dé posibilidades de equilibrio con su vida personal, lo que coincide con la llamada Gran Renuncia. La valoración de los mejores sitios para trabajar a nivel global y en Costa Rica pasa por ese filtro.

“Los trabajadores no solo buscan un salario decente, quieren más control sobre cómo trabajan y quieren obtener un mayor significado de lo que hacen”, dice el estudio Miedos y Esperanza de la fuerza laboral 2022 de PwC. Además, a los colaboradores les/nos interesa el impacto de la empresa en la sociedad y en nuestro bienestar.

La combinación trabajo presencial-remoto y con posibilidad de elegir cuándo, dónde y cómo es lo que se denomina flexibilidad. “Casi todas las personas con las que hablé querían uno o dos días más de flexibilidad de la que tenían oficialmente”, dice Phil Kirschner, especialista de talento de McKinsey.

Y los colaboradores tienen las condiciones a su favor.

El desempleo sigue concentrándose en puestos de baja calificación. En otras posiciones de mayores requerimientos hay vacantes y la demanda de personal sigue activa, como en informática, en oficios y profesiones técnicas o en áreas como animación. La cuestión para las empresas es cómo conseguir personal.

Algunas compañías en Estados Unidos y Europa mueven operaciones a los países en desarrollo y en los países en desarrollo, donde hay firmas que son contratadas para suplir las necesidades operativas de las corporaciones globales, empiezan a abrir sedes en otros países, como en el caso de varias desarrolladoras y compañías de servicios digitales de Costa Rica.

Si las empresas se ponen muy estrictas, pierden personal. La gente se va a otras compañías que tienen vacantes y buscan cubrirlas con diferentes grados de desesperación. Además, muchas aprendieron que el trabajo remoto les genera menores costos y más rentabilidad. Y, al fin, aprendieron que buena parte de sus operaciones se pueden realizar desde lejos y no requieren oficinas. La gente ha probado ahora que no todo el trabajo debe hacerse en un cubo.

Como el trabajo se puede hacer desde cualquier sitio, tampoco es necesario estar en los centros de ciudad o en los alrededores de los parques empresariales. La oferta de espacios de oficina y apartamentos sigue activa. También lo está el diseño de interiores.

La demanda de diseño de interiores creció, por un lado, con la necesidad de espacios domésticos más agradables y, por el otro, con la urgencia de mejorar el ambiente en las oficinas para cuando lleguen los colaboradores.

Las tendencias en diseño de oficinas se orientan a crear espacios individuales, tranquilos, abiertos e iluminados combinados con salas adecuadas al trabajo en equipo para evitar fricciones y amenidades.

Las empresas están empezando a poner atención a la mezcla correcta de diseño, tecnología (en el futuro inmediato con realidad virtual y más adelante con el metaverso para reuniones virtuales inmersivas), personas, comunidad, espacios tipo coworking donde cada quien se sienta en el sitio de su gusto y con diversos servicios (baristas, por ejemplo) enfocados en la hospitalidad, para que los colaboradores que llegan se sientan en casa.

¿Cómo debería hacerse?

Primero identificando cuáles son los momentos claves del trabajo que requieren la presencialidad. Segundo, estableciendo reuniones estratégicas y ofreciendo herramientas de trabajo colaborativo cuando las sesiones grupales no son productivas ni efectivas.

Tercero, se deben ver las diferencias en las nuevas generaciones de colaboradores (de 18 a 24 años) que se incorporaron durante la pandemia y son más propensos a trabajar de forma remota y a solicitar aumentos salariales.

Cuarto, habrá que detectar cómo estos comportamientos de las nuevas generaciones influyen en la conducta, las expectativas y las demandas de los colaboradores que tienen más tiempo en la empresa.

La firma Deloitte, que estaba realizando una encuesta empresarial en el área de capital humano, ya había señalado las tendencias que se impondrían precisamente en el campo de atracción y retención de talento, en particular el diseño de los espacios para el bienestar y reinvención del trabajo.

Las antiguas normas quedan desfasadas, tanto como quedaron en añicos la ley de teletrabajo y el considerar el teletrabajo como un beneficio laboral o un privilegio.

La flexibilidad se convierte así en la única regla rígida de las nuevas modalidades de trabajo. “La flexibilidad hace que los modelos de trabajo híbrido tengan éxito”, destaca el informe de PwC.

Probablemente eso signifique que la persona elija si quiere estar presencial, cuándo y cuántas horas, y si el trabajo remoto lo hace en su casa o en la playa.

Se requiere, además, un enfoque proactivo en la gestión del desempeño y el desarrollo profesional, una distribución equitativa de las oportunidades (independientemente de si la persona está en modo remoto, híbrido y presencial). “Las empresas deben experimentar y adaptarse”, advierte el informe de PwC.