A partir del 1.° de julio, los contribuyentes deberán aplicar el impuesto al valor agregado (IVA). Para esto, es recomendable que se preparen desde ya, a pesar de que el Ministerio de Hacienda aún tiene pendientes algunas tareas.

Lo que sí es claro es que, a partir de esa fecha, usted deberá cobrar bienes y servicios, o pagarlos, de acuerdo con las diferentes tasas del IVA, para lo cual también tendrá que adaptar sus sistemas de facturación electrónica a la versión 4.3 emitida por Hacienda.

“No se pueden cometer errores. El contribuyente debe conversar con su proveedor de sistema de factura electrónica para hacer el ajuste”, advirtió Bryan Mora, gerente de impuestos y legal de Deloitte.

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Recuerde que las declaraciones y pagos se realizan mensualmente, por lo que también tendrá que llevar a cabo ajustes informáticos o contar con sistemas que le permitan cumplir estas obligaciones.

Ya varias empresas en el mercado cuentan con soluciones para estos trámites: GTI anunció la disponibilidad de un nuevo servicio, Q-Declaro, para sus clientes de factura electrónica, y la firma eTax, por su parte, lanzó también un producto con ese objetivo. Además, otras firmas como Softland, Tecapro, Fygaro, Procom y PC Puris confirmaron que sus soluciones están preparadas para cumplir los nuevos requerimientos.

“La responsabilidad del contribuyente es indicar cuál es su actividad y cuáles son los impuestos que le corresponden”, advirtió Eduardo Vargas, director de eTax.

Hacienda recomendó, además, verificar que la actividad económica estuviera actualizada en el sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV).

Inevitable

Cada contribuyente debe tener claro cómo funcionará el IVA y cuáles son las tasas (13%, 4%, 2% y 1%), así como las exoneraciones y obligaciones que le corresponden.

En esto hay múltiples variaciones por considerar. Por ejemplo, los servicios profesionales (incluyendo técnicos y profesionales) estarán sujetos al 13%. Sin embargo, algunos de ellos tienen tarifas reducidas, como los servicios de salud privados, sujetos al 4%.

Los bienes y productos de la canasta básica tienen una tarifa diferenciada del 1%.

Están exentos también los alquileres iguales o menores a 1,5 salarios base (¢669.300 en la actualidad), el consumo eléctrico menor a los 280 kW/h y el consumo de agua de 30 metros cúbicos. Los servicios que excedan estos montos deberán pagar 13% sobre el total.

Otra situación por considerar es el caso de los servicios de salud: si se cancelan con tarjeta de crédito o débito, el impuesto hay que reembolsarlo al paciente de forma inmediata.

Cuando se ofrecen diferentes servicios o productos, es importante tener en cuenta las tasas o exenciones correspondientes.

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Se recomienda, además, poner atención a los derechos de crédito (proporcionalidad entre los impuestos pagados a proveedores y los cobrados a clientes) y la identificación de compras relacionadas con ventas específicas. Cuando se paga el impuesto por una venta y el cliente aún no ha cancelado (devengo), el contribuyente sí deberá declararlo y cancelarlo cada mes.

Las diferentes variantes que introduce el IVA hacen necesario que cada contribuyente se apoye en un proveedor de facturas electrónicas. Si su proveedor no ajusta el servicio o sistema de facturación a la versión 4.3, valore la continuidad de sus servicios, ya que Hacienda le pedirá cuentas a usted.

“Hay que preocuparse por estar listo", recalcó Mora.

Las empresas y contribuyentes que preparen sus sistemas con tiempo podrán usar un servidor de pruebas para confirmar si la estructura de las facturas electrónicas es la adecuada. Las pruebas son limitadas (no más de 100 comprobantes por día).

Otro cambio que pueden realizar desde ya es introducir nuevos datos o información que lleva la nueva versión de la factura electrónica, como el código de actividad.

Lo que por ahora y hasta el 30 de junio próximo no podrá hacer es cobrar las nuevas tasas del IVA.

Parámetros

El primer ajuste es en el sistema de facturación electrónica, donde se debe indicar la tasa del IVA. La idea es que ya esté automatizado cuando un colaborador vaya a generar la factura electrónica por una venta.

El sistema de facturación electrónica también debe contemplar la aceptación o rechazo de comprobantes digitales de compra a proveedores. Se reitera que este ajuste del sistema de facturación hay que hacerlo en conjunto con el proveedor del sistema o servicio, conforme a la versión 4.3 de factura electrónica de Hacienda, y con la asesoría del contador.

En el caso de los sistemas comerciales para hacer las declaraciones, como eTax y Q-Declaro, hay que seleccionar los parámetros del servicio manualmente, según las estructuras de cada solución. Uno de esos datos es precisamente el código de actividad y las tasas del IVA que corresponden a los servicios y productos que se vendan. También hay que indicar las importaciones exentas y las que son gravadas, así como las retenciones por IVA a servicios no domiciliarios.

Otra tarea que se debe hacer manualmente es definir e incluir cuáles gastos se pueden contemplar y cuáles no (como los personales). En el caso de Q-Declaro, el contribuyente responde 18 preguntas para determinar su situación específica y si aplica la proporcionalidad.

“El sistema lo va llevando paso a paso. Lo más fuerte es clasificar la actividad, pero debe hacerse con un contador, pues la responsabilidad jurídica es del contribuyente”, explicó Álvaro Retana, gerente general de GTI.

Los sistemas para las declaraciones se alimentan de los datos del sistema de facturas electrónicas (comprobantes generados por ventas y aceptados de los proveedores por compras) o de la información que se sube mediante un archivo PDF o una hoja de cálculo.

Sin embargo, hay datos que mes a mes se tendrán que introducir manualmente, por ejemplo, los ingresos por intereses de depósitos (que por ahora no tienen factura electrónica de respaldo).

Con toda la información, estos sistemas elaboran automáticamente las declaraciones del IVA (con el formulario D104), renta (con el D101) y proveedores y clientes (con el D151). Asimismo, calculan cuánto se debe pagar cada mes.

La firma Procom, que también confirmó ajustes a su sistema de factura electrónica para cumplir con la versión 4.3 de Hacienda, dispondrá de plantillas para que cada contribuyente elija la más adecuada según su actividad.

Con estas plantillas se realizan los cálculos de prorrata y del pago mensual. “El contador valida la información y llena la declaración de Hacienda”, dijo Christian Vargas, gerente de desarrollo de Procom.

Las empresas proveedoras también cuentan con manuales, videos y personal de centro de atención para guiar al contribuyente en el proceso.