Usted o alguien en su empresa ya debería estar analizando, junto con el departamento de informática o el proveedor de servicios, los cambios que sus facturas electrónicas deberán incluir desde el 1.° de julio próximo.
Ese día el impuesto de ventas tradicional será sustituido por el impuesto al valor agregado (IVA), de acuerdo con la reforma fiscal aprobada por la Asamblea Legislativa.
Por ejemplo, se deberá contemplar un nuevo catálogo de tasas, pues el impuesto ahora dependerá del producto y hasta del tipo de clientes.
Sin embargo, ese no es el único cambio a considerar. La Dirección General de Tributación prepara la implementación de la factura electrónica de compra y la de exportadores.
“No habrá un período para probar los ajustes”, advirtió Guillermo Varela, director ejecutivo de la Asociación GS1.
Las modificaciones también pueden ocasionar cambios en otros sistemas gerenciales y de contabilidad, como los ERP, y en el ámbito operativo o de procesos de las empresas.
El Ministerio de Hacienda tiene en consulta pública dos reglamentos (del IVA y del impuesto de la renta). Luego deberá comunicar la versión definitiva de las nuevas normas y de los cambios introducidos.
La recomendación, a pesar de ese asunto pendiente, es no esperar a que Tributación emita las nuevas reglas definitivas. Más bien, avance con base en los borradores y esté preparado para realizar modificaciones sobre la marcha, conforme las autoridades definan detalles.
“Los cambios son sustanciales”, afirmó Dunia Zamora, fiscal del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica. “Deben revisar qué venden, a quién y cómo lo parametrizan en los sistemas informáticos”.
Es imprescindible que los contribuyentes, tanto personas físicas como jurídicas, estén informados y le den mayor valor a los datos financieros, para realizar conciliaciones con más precisión y tener mecanismos que faciliten las declaraciones tributarias.
“El manejo contable y de sistemas debe ser preciso y ágil para que les facilite la operativa”, recomendó Luis Gómez, director comercial de Tecapro. La firma aseguró que los cambios en su sistema estarán listos a finales de abril y podrán actualizarse en mayo.
Jonathan Arias y Gustavo Aguirre, socios de PCPuris, recalcaron que, al igual que sucedió con la factura electrónica, los primeros meses van a ser de cambios y mejoras, por lo que es ideal estar bien informados y preparados.
Ambos indicaron que en su firma desarrolladora –que brinda servicios en la zona de Puriscal, Ciudad Colón, Santa Ana y Escazú– los cambios para los clientes estarán implementados a mediados de junio próximo.
| Empiece ya |
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| Cambios que deberán aplicarse en factura electrónica: |
| Nuevo impuesto: Se sustituye el impuesto de venta actual por el IVA, que incluye diferentes tasas según producto. |
| Cálculo de tasa: Detallar base imponible y uso de factor en bienes usados. |
| Estructura: Cada factura debe contemplar subtotales por productos y servicios; separación de líneas gravadas, exentas y exoneradas; devoluciones en salud pagadas con tarjetas. |
| Tipo de cambio: Se aplica únicamente el tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica vigente en el momento que se factura. |
| Factura de compra: Para registrar y reconocer, como gastos, las compras a proveedores de régimen simplificado o a quienes no estén obligados a generar factura electrónica. |
| Factura de exportación: Para empresas de régimen de exportación. |
| Datos: Incluir cuenta código de actividad económica del emisor de la factura electrónica y partida arancelaria en factura de exportación. |
| Nuevas condiciones: Se amplían condiciones de venta (consignación, apartados) que producen hecho generador de la venta. |
| Fuente: Colegio de Contadores Públicos, GS1, GTI y Tecapro |
¿Qué viene?
Como en todo proceso de cambio, los ajustes no serán fáciles. Lo primero es no dejarlos para el último día o esperarse a que Hacienda dicte la última palabra, pues –como se ha visto en todo el proceso de factura electrónica– las modificaciones son continuas.
Los software de facturación deberán actualizarse para cumplir con lo requerido, entre ello la inclusión de actividades económicas, nuevas tasas de impuestos y otros cambios.
Desde el primer día de julio, los contribuyentes deberán tener sistemas que cumplan la nueva versión (la 4.3) de la factura electrónica, según las especificaciones de Hacienda.
“A nivel informático el cambio es fuerte”, indicó Álvaro Retana, gerente general de GTI Factura Electrónica. El ejecutivo indicó que, en su caso, a pesar de que la actualización se implementará en mayo, no estará habilitada “en producción” sino hasta julio próximo.
Con el IVA se tendrán hasta cuatro tipo de tasas: 2 % para medicamentos y educación privada; 4 % para servicios médicos y de salud privados; y del 4 % al 8 % para servicios de ingeniería y arquitectura. Además, los artículos de la canasta básica pagarán un 1 %.
La aplicación del impuesto no solo depende del producto o servicio vendido, sino también del tipo de cliente (por ejemplo, si es la Caja Costarricense del Seguro Social o una municipalidad).
En el caso de los medicamentos, también debe tomarse en cuenta que, si el cliente paga con tarjeta de débito o de crédito, automáticamente se realiza la devolución del impuesto. Por el contrario, si paga en efectivo, el cargo se cancela y tal devolución no se hace efectiva.
Otro mecanismo por incluir es el prorrateo del IVA para determinar cuánto se compra con impuesto, cuánto deducir y cuánto retener. También hay que considerar un control de exoneraciones.
Deben preverse funcionalidades informáticas y ajustes operativos para la generación de la factura electrónica de compra. Este documento se aplicará cuando se tenga un proveedor que esté en el régimen simplificado y no pague impuestos por sus ventas. Con el comprobante que entrega este proveedor, el contribuyente deberá generar una factura electrónica de compra para el registro y reconocimiento del gasto.
Las empresas que deben tener presente este cambio son las que tienen ruteros o agentes de ventas, quienes en sus giras recurren a proveedores (sodas, hospedajes, transporte) que están en el régimen simplificado y no están obligados a entregar facturas electrónicas.
Asimismo, Tributación implementará la factura electrónica de exportación, que rige para empresas con algún régimen específico de ventas de bienes y servicios al exterior, como el de zona franca.
Los profesionales que brindan consultorías a empresas o instituciones ubicadas fuera del país, deben considerar que están exentos del cobro del IVA, apuntó Zamora, del Colegio de Contadores Públicos.
Tanto las empresas como los profesionales independientes deberán estar atentos a lo que defina Tributación respecto a la venta de bienes y servicios al Estado, pues se deberá delimitar cuáles entidades estarán incluidas.
Zamora advirtió que, si se usa la definición de “Estado” del Ministerio de Planificación, se debe incluir a los colegios profesionales y otras entidades. Sin embargo, agregó que esta es una de las aclaraciones que tiene pendiente el Ministerio de Hacienda.
Otro cambio que podría presentarse es el relativo al tiquete electrónico. Según Varela, de GS1, es probable que su uso se simplifique o se elimine, lo cual unificaría el registro de las compras con la figura de la factura electrónica.
En el caso de apartados, consignaciones y ventas al Estado, en el que las instituciones no cancelan a sus proveedores de inmediato, Tributación también realizará ajustes sobre cuándo se cobra o se paga el impuesto.
A las empresas del sector agropecuario, que deben implementar el uso de la factura electrónica hasta el 1.° de octubre próximo, se les recomienda analizar si es conveniente comenzar a utilizar esta herramienta y realizar los ajustes en sistemas gerenciales.
En todo caso, si los comercios empiezan a estudiar los ajustes y acondicionar sus sistemas, tendrán dos meses (mayo y junio) para prepararse.
Sin embargo, para algunos contribuyentes, dada la complejidad de su portafolio de productos y de la cartera de clientes, este tiempo podría ser insuficiente.
