El proyecto de Hacienda Digital pronto dejará de ser un proyecto para ser realidad. Desde su diseño se previó como un sistema que incorpora tecnología, procesos y personas; todo bajo un modelo de negocio que integra tres grandes áreas del Ministerio de Hacienda: el sistema Integrado de Gestión Tributaria, conocido como TRIBU-CR; Sistema Integrado de Gestión Aduanera, conocido como ATENA; y el Sistema Integrado de Gestión Financiera y Talento Humano, conocido como CR-TEZA.
Las autoridades del Ministerio de Hacienda fijaron las fechas de inicio para dos de estos sistemas: en agosto del presente año el sistema TRIBU-CR y en setiembre ATENA, por ello, los emprendedores, empresarios, y contribuyentes en general, debemos comenzar a adquirir el conocimiento necesario para cumplir con todas nuestras obligaciones tributarias evitando incumplimientos, pagos de intereses, multas y sanciones.
El Registro tributario del sistema TRIBU-CR va a estar vinculado en tiempo real con el Servicio Civil para la identificación de las personas físicas contribuyentes y el Registro Público para la identificación de las entidades jurídicas contribuyentes.
El módulo de declaración y pagos será novedoso porque incorpora el ingreso de las declaraciones determinativas, que se tendrán que digitar, y las informativas que deben subirse en un solo documento al nuevo sistema.
Para los pagos el sistema parece ser moderno porque permite pagar en tiempo real las deudas tributarias, seleccionando lo que se pretende pagar. También permite tener incorporado una cuenta corriente en el sistema DTR que permite el acceso directo a la plataforma del banco de la cuenta corriente dando la instrucción de girar el pago a favor de Hacienda.
Es decir, se mantiene la opción de pago por conectividad, pero también permite registrar un numero de cuenta para hacer el pago directo. En estos casos es recomendable que los contribuyentes tengan una cuenta corriente exclusiva para hacer pagos de impuestos, y, en consecuencia, se realicen los depósitos horas antes de efectuar el pago.
Es importante mencionar que Hacienda no rebaja el dinero de la cuenta corriente, sino que es el banco el único que hace los rebajos por instrucciones del propio dueño de la cuenta.
El sistema permite que todos los datos, números y demás documentos que respalden la relación del contribuyente con Hacienda, sean electrónicos; por ello, debemos estar preparados para abandonar el sistema anterior donde se hacen solicitudes para pedir opiniones, criterios, y aplicaciones.
Ahora será el mismo contribuyente el que se verá obligado a gestionar su propio expediente con Hacienda, desde las obligaciones que tiene, como los saldos, pagos pendientes y los saldos a favor. Todo en tiempo real.
El sistema de facturación Tico Factura, sigue exactamente igual, prestando sus servicios como hasta hoy, en el futuro podrá recibir alguna mejora.
Algunos temas de procedimientos que Hacienda tiene diseñados, dado que el sistema de TRIBU-CR inicia en agosto, están relacionados con un plan general de capacitación a todo el personal de Tributación durante los próximos meses y de esta forma vislumbra que el sistema actual estará operando hasta el fin de ese mes, momento en el cual se desconecta el sistema, y en agosto se inicia con el nuevo sistema.
Como consecuencia, se debe hacer una migración de los datos del sistema anterior (actual) por los plazos en que la información este sujeto a los periodos de prescripción que será de enero del 2021 en adelante. Los datos no se podrán gestionar, sino que serán subidos al nuevo sistema para dar continuidad a la operativa de los contribuyentes en pagos y aplicaciones de saldos a favor, como se ha realizado hasta hoy.
Los datos que se generen en el nuevo sistema de impuestos pagados y saldos a favor generados sí serán gestionados directamente por el contribuyente.
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Dado que el sistema de TRIBU-CR inicia en agosto, el 15 de ese mes se presentan las declaraciones de impuestos como la de IVA y las de Rentas de Capital, entre otras; todos los contribuyentes deben ingresar al nuevo sistema y generar su clave. Para esto, se debe registrar un número celular en el que se reciba el mensaje que le ayudará a obtener una clave que se debe digitar en el sistema.
Posteriormente, se podrá ingresar al sistema y hacer las actualizaciones que sean necesarias para cumplir con las obligaciones tributarias, como lo son nombrar autorizados de presentar declaraciones, realizar pagos, gestionar los saldos de la cuenta corriente, de litigio, entre otros.
Al sistema se podrá ingresar desde cualquier dispositivo electrónico y se tendrán todos los gatos generales del contribuyente y de sus obligaciones de pago. En general el sistema tendrá un total de 47 trámites que permite nuestro ordenamiento jurídico, y que pueden gestionarse directamente.
Igualmente, se tiene que autorizar las personas para hacer pagos y en caso de tener que aplicar en el pago saldos a favor de ese u otros impuestos administrados por Hacienda, estos saldos a favor deben estar previamente ingresados a Hacienda y disponibles en la plataforma para poder seleccionar y usar como pago, todo en tiempo real. No se pueden aplicar saldos a favor que no estén en el estado de cuenta del contribuyente.
El sistema cuenta con un buzón electrónico que el contribuyente puede activar y permite que Hacienda notifique todos los documentos ahí, a la vez que el contribuyente sube todos los documentos que necesita presente ante Hacienda.
Al llegar un documento se genera un mensaje de texto a la parte (contribuyente) para informar que hay documento nuevo notificado. Será como una Oficina Virtual conocida como OVI.
La operación de este sistema se ve en forma conjunta con la resolución de comprobantes electrónicos que permite el uso de la versión 4.4, autorizando que Hacienda tenga el control total de las ventas y compras, así como las notas de débito y crédito de los contribuyentes.
De esta forma, el sistema tendrá la capacidad de realizar un prellenado de las declaraciones que deben presentar los contribuyentes y que oriente los montos que se deben ingresar en las declaraciones, principalmente de ventas, compras y gastos.
El sistema permitirá, más delante, realizar un control de cumplimiento tributario y de otros sistemas alternativos como el digesto tributario.
Recordemos que el sistema ATENA se implementará de manera gradual en la Dirección de Aduanas a partir de septiembre. Este sistema permitirá un control integral de los viajes y el cumplimiento normativo, y estará integrado con otros sistemas, como el TRIBU-CR. Esto permitirá que los saldos a favor generados en Aduanas puedan ser utilizados en Tributación, y viceversa, los saldos generados en Tributación podrán usarse para pagar impuestos en Aduanas.
Además, con la posibilidad de realizar pagos anticipados de las DUAS, se podrán generar saldos pendientes o a favor. Este mecanismo garantizará un uso eficiente de los saldos sin ningún tipo de retraso.
Con estas breves descripciones sobre el funcionamiento de los sistemas, podemos concluir que generarán numerosas facilidades, lo que nos llena de optimismo, siempre y cuando su implementación sea adecuada. Esto permitirá un ahorro en los costos para los contribuyentes en la gestión de los impuestos.
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El autor, German Morales, es Socio Director de Grant Thornton.
