Hacer teletrabajo para una empresa extranjera desde Costa Rica permite mantener una relación laboral o prestar servicios por cuenta propia sin trasladarse al país donde opera la compañía. Sin embargo, esas dos formas de contratación no generan necesariamente las mismas responsabilidades para el trabajador.
La diferencia no depende únicamente de que el contrato diga “empleado” o “consultor”. También importa cómo se desarrolla el trabajo, si existe supervisión y subordinación y si la empresa está inscrita como patrono en Costa Rica.
Antes de aceptar una oferta de teletrabajo, conviene aclarar qué obligaciones asumirá la compañía y cuáles tendrá que atender. A continuación, le explicamos las generalidades que debe tener presente, según expertos.
Las principales obligaciones
El primer paso es determinar si existe una relación laboral o una prestación de servicios independientes.
Ignacio Guzmán, abogado de Energy Law Firm y profesor de la Universidad de Costa Rica (UCR), advierte que tener un patrono extranjero no convierte automáticamente a una persona en profesional independiente. Deben analizarse elementos como subordinación, horario, supervisión, remuneración y forma de prestar el servicio.
“El nombre que las partes le pongan al contrato no necesariamente define la relación. Podemos llamarlo ‘consultor independiente’, pero si en la práctica existe subordinación laboral, jurídicamente el análisis puede ser distinto”, explicó Guzmán.
Si existe una relación laboral y corresponde aplicar la legislación costarricense, entran en juego aspectos como jornada, vacaciones, aguinaldo y protección laboral. Ahora, si la persona trabaja por cuenta propia, debe analizar sus obligaciones tributarias y de seguridad social como independiente.
También puede ocurrir que la empresa extranjera esté inscrita como patrono en Costa Rica. En ese caso, señaló, debe cumplir lo que establece el Código de Trabajo costarricense. Esto significa que el empleador debe cumplir con el aseguramiento del trabajador y la retención de renta, cuando corresponda, entre otras obligaciones patronales.
Silvia Castro, socia de Impuestos de Despacho Carvajal, explicó el supuesto de una persona que trabaja físicamente desde Costa Rica para un patrono sin establecimiento permanente ni inscripción como patrono en el país.
Según indicó, esa empresa no está obligada a retener el impuesto al salario, así que el trabajador debe atender las obligaciones tributarias que se generan por su actividad.
“Sin embargo, al prestarse el servicio físicamente desde Costa Rica, la renta es de fuente costarricense (art. 1 de la Ley del Impuesto sobre la Renta). Por ello, el colaborador debe inscribirse en Tribu-CR como persona física con actividad lucrativa”, señaló Castro.
La especialista aclaró que esa inscripción tiene carácter tributario y no modifica la naturaleza laboral de la relación con el patrono. Para el caso descrito, detalló las siguientes obligaciones:
- Impuesto Sobre las Utilidades (ISU): Presentar la declaración anual y atender el pago del impuesto y los parciales correspondientes.
- Impuesto al Valor Agregado (IVA): Presentar la declaración mensual. Cuando el servicio se consume en el exterior, califica como exportación de servicios exenta de este impuesto.
- Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS): al no estar el patrono inscrito ante la Caja, la especialista señaló que el colaborador debe inscribirse como trabajador independiente y cotizar directamente.
Por tanto, declarar no siempre significa pagar IVA; según la explicación de Castro, la exención para una exportación de servicios no elimina la declaración mensual ni equivale a una exención del impuesto sobre las utilidades.
La especialista también indicó que debe emitirse una factura electrónica de exportación por cada pago recibido, con el código CABYS del servicio prestado. Puede elaborarse en dólares, indicando el tipo de cambio.
Para respaldar los ingresos y gastos, recomendó conservar durante al menos cinco años el contrato o documento que acredite la relación, las facturas electrónicas emitidas, los estados de cuenta, los comprobantes de transferencias y los pagos a la CCSS. También deben guardarse las facturas electrónicas a nombre de la persona por gastos asociados a la actividad.
Entre esos gastos, Castro mencionó Internet y electricidad en la proporción atribuible al trabajo, además de equipo o mobiliario de oficina, cuya deducción se realiza mediante depreciación.
¿Qué debo presupuestar y qué pasa si tengo obligaciones pendientes?
Además de impuestos y cotizaciones, Diego Benítez, asesor económico, recomendó contemplar los honorarios del contador y los costos de recibir el dinero: comisiones de transferencias, cargos de bancos intermediarios, cobros de plataformas, retiros hacia cuentas locales y diferencial cambiario al convertir los recursos a colones.
Para organizarse, propone separar los ingresos en tres “bolsillos”: uno para recibir los pagos del exterior, otro para los gastos del hogar y un tercero para reservar mensualmente lo correspondiente a impuestos y a la CCSS. Así, la persona puede identificar cuánto tiene disponible sin utilizar recursos que necesitará para cumplir sus obligaciones.
“Mi consejo es no improvisar: inscribirse, documentar todo y asesorarse con un contador desde el primer mes. Ordenarse al inicio sale mucho más barato que regularizarse después”, afirmó Benítez.
Si ya lleva varios meses recibiendo pagos sin haberse inscrito ni declarado los ingresos, Castro recomendó inscribirse de inmediato en Tribu-CR y regularizar las obligaciones pendientes.
Esto incluye presentar las declaraciones mensuales de IVA omitidas, declarar y pagar el impuesto sobre las utilidades de los períodos vencidos y atender los intereses y recargos correspondientes. También deben regularizarse la inscripción ante la CCSS y las cuotas de los meses no cotizados.
Según los montos consignados por Castro en el material consultado, la sanción por inscripción tributaria tardía es de medio salario base, equivalente a ¢231.100, por mes o fracción, hasta un máximo de tres salarios base, equivalentes a ¢1.386.600.
Si la regularización es voluntaria, ocurre antes de cualquier actuación de la Administración Tributaria y se autoliquida la sanción, la especialista indicó que aplica una reducción del 80%, con un máximo de ¢277.320.
Ese monto no comprende todas las obligaciones pendientes; cada declaración de IVA omitida tiene su propia sanción, también sujeta a reducción, y pueden existir intereses y recargos por el impuesto sobre las utilidades vencido.
Ahora bien, antes de firmar un contrato, Guzmán recomienda aclarar quién será el empleador o contratante, la naturaleza de la relación, la legislación y jurisdicción aplicable, y las responsabilidades tributarias y de seguridad social. También aconseja revisar jornada, vacaciones, equipos y gastos del teletrabajo, terminación del contrato y cobertura por riesgos del trabajo.
El lugar donde se podría reclamar ante un conflicto merece atención: una sentencia favorable contra una empresa sin bienes ni presencia en Costa Rica puede presentar dificultades prácticas de ejecución.
