Una notificación del Ministerio de Hacienda puede quitarle la tranquilidad con mucha rapidez, sobre todo si es trabajador independiente. Por eso, si recibe un aviso de auditoría, lo primero no es apresurarse a dar explicaciones sino entender qué le van a revisar, buscar asesoría y poner en orden los documentos de su actividad.
Alberto Peralta, director de Impuestos de EY, y Mariela Hernández, socia experta en Impuestos de Ecija Costa Rica, coinciden en que la preparación empieza con acompañamiento profesional y respaldos que permitan explicar los ingresos, los gastos y las declaraciones presentadas.
La comunicación de inicio de la auditoría es el punto de partida: ahí se indican los impuestos y períodos que Hacienda revisará, los funcionarios a cargo y la información solicitada. Leerla con detalle permite saber qué debe reunir y cuál será el alcance de la revisión.
“La primera recomendación sería que busque a un asesor tributario de confianza, que le ayude a entender o identificar qué va a revisar la Administración Tributaria. Asimismo, que le ayude a entender cuáles son sus deberes y obligaciones ante la auditoría notificada. No sería recomendable que el profesional independiente se acerque a la Administración Tributaria sin que haya recibido esta asesoría”, aseguró Peralta.
Antes de entregar documentos, es importante hacer una revisión interna para detectar diferencias, definir un único canal de comunicación con el auditor y llevar un registro de lo entregado, idealmente con acuse de recibo.
También se deben cumplir los plazos de los requerimientos; si el volumen de información lo justifica, se puede solicitar una prórroga por escrito y explicar las razones.
Lo que no conviene es ignorar el aviso, responder fuera de plazo o entregar información incompleta, contradictoria o adicional sin revisar. De hecho, Hernández advirtió contra dar explicaciones especulativas, alterar documentos o firmar actas y aceptar propuestas de regularización sin comprender su alcance.
¿Qué documentos debe tener a mano?
No basta con guardar las declaraciones. El trabajador independiente necesita respaldos que permitan explicar de dónde salió cada ingreso y por qué incluyó un gasto en su actividad. Hernández detalló los principales documentos que conviene conservar:
- Comprobantes electrónicos emitidos y recibidos, junto con los mensajes de aceptación.
- Declaraciones de renta e IVA y sus anexos.
- Estados de cuenta bancarios, de tarjetas y de billeteras electrónicas o Sinpe Móvil donde reciba ingresos.
- Contratos de servicios, cotizaciones y correspondencia con clientes que expliquen la naturaleza de los ingresos.
- Respaldos de los gastos deducidos y la justificación de su relación con la actividad.
- Registros contables o de ingresos y gastos, según el régimen que corresponda.
- Comprobantes de pago de impuestos y de cargas sociales ante la CCSS.
Sobre el tiempo de conservación, Peralta distinguió dos plazos: señala que la prescripción es de cuatro años, pero que la normativa obliga a almacenar los documentos durante cinco años.
El plazo de prescripción se amplía a diez años cuando el contribuyente no está inscrito, no presentó declaraciones o existe ocultamiento. Por eso, es relevante conservar la información ordenada durante al menos cinco años y, por prudencia, hasta diez.
En el caso de activos que se deprecian, Hernández aconsejó guardar los respaldos mientras dure la depreciación y durante el plazo de prescripción posterior.
¿En qué se fija Hacienda?
Uno de los principales puntos de revisión es la coherencia entre las declaraciones de renta e IVA. Peralta explica que también se verifica que los gastos sean necesarios y pertinentes para generar renta.
Hernández detalla que Tributación “compara los ingresos declarados con información de terceros, como facturación electrónica, reportes de clientes, información bancaria, movimientos del Sistema Nacional de Pagos Electrónico (Sinpe) y retenciones de tarjetas”.
Además, revisa que los gastos sean reales, cuenten con comprobantes válidos y estén relacionados con la generación del ingreso.
Los gastos que mezclan lo personal con lo profesional merecen especial atención. También se revisa el cobro y la declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA), la procedencia de los créditos fiscales, la coherencia con lo reportado a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y que las actividades económicas registradas correspondan a las que efectivamente realiza el contribuyente.
La auditoría puede incluir, además, incrementos de patrimonio o niveles de gasto —como inmuebles, vehículos o viajes— que no se expliquen con los ingresos declarados.
Ahora bien, no facturar todos los ingresos, incluidos los cobrados por transferencia o Sinpe, es uno de los errores que identificó Hernández.
A esto se suman deducir gastos personales o familiares, aplicar créditos de IVA sin respaldo y mezclar cuentas personales con las de la actividad sin poder separar los movimientos.
También pueden generar inconsistencias las declaraciones en cero o con pérdidas recurrentes pese a tener movimientos bancarios importantes, las diferencias entre renta, IVA y lo reportado a la CCSS, las actividades económicas desactualizadas y la presentación tardía u omisión de declaraciones.
Si el contribuyente detecta un error, debe valorar con su asesor cómo corregirlo. Hernández advierte que, una vez notificada la fiscalización, es indispensable solicitar autorización previa al auditor para rectificar declaraciones de los períodos que están bajo revisión.
Tiene obligaciones, pero también derechos
Atender los requerimientos y comparecencias dentro de los plazos, facilitar los registros y comprobantes, suministrar información veraz y completa y mantener actualizados el domicilio y los medios de notificación forman parte de las obligaciones del trabajador independiente.
Sin embargo, el contribuyente también tiene derecho a conocer el alcance de la auditoría y la identidad de los funcionarios, a que su información sea confidencial y a contar con acompañamiento o representación de un asesor tributario. Puede presentar alegatos y pruebas e impugnar el resultado mediante los recursos correspondientes.
Peralta enfatizó que, como cualquier persona, el trabajador independiente tiene derecho a que se respete el debido proceso y a que la actuación se ajuste a la normativa aplicable.
¿Qué pasa si encuentran diferencias?
Las consecuencias si se encuentran diferencias pueden incluir el pago del impuesto que se dejó de cancelar, intereses y sanciones.
Hernández explicó que, por regla general, la sanción por infracción material equivale al 50% de la diferencia no pagada, aunque puede aumentar por agravantes o disminuir si el contribuyente regulariza en las etapas que permite la ley.
También existen sanciones por incumplimientos como no presentar declaraciones, no atender requerimientos o no emitir comprobantes.
En determinados casos, los incumplimientos de facturación pueden llevar al cierre del negocio y, en situaciones graves de defraudación que superen los umbrales legales, puede existir responsabilidad penal, advierte la especialista.
Para Hernández, la mejor forma de llegar a una auditoría con tranquilidad es mantener el orden antes de que Hacienda toque la puerta: facturar todos los ingresos, separar las cuentas personales de las de la actividad, deducir únicamente gastos que se puedan respaldar y revisar la situación tributaria con un asesor al menos una vez al año.
La especialista también recomienda el planeamiento fiscal: analizar y organizar las operaciones para cumplir las obligaciones de forma eficiente, dentro de lo permitido por la ley. No se trata de evadir impuestos, sino de conocer de antemano las consecuencias tributarias de las decisiones y conservar su justificación técnica y documental.
