La revisión de registros tributarios ya no depende exclusivamente de procesos manuales ni de cruces de información realizados de forma aislada. La infraestructura tecnológica de la Dirección General de Tributación (DGT) permite integrar y comparar los comprobantes electrónicos emitidos y recibidos, las declaraciones tributarias y otros registros reportados por los contribuyentes.
Ante la cercanía del vencimiento de septiembre para el pago parcial del impuesto sobre la renta, profesionales independientes y empresas deben revisar la consistencia de su información contable y tributaria. Las diferencias entre los ingresos reportados, la facturación electrónica, las declaraciones de impuestos y los libros contables pueden activar alertas o criterios de riesgo en los sistemas de control del Ministerio de Hacienda.
Este tipo de herramientas permite a la Administración Tributaria identificar inconsistencias con mayor rapidez y seleccionar casos que podrían requerir revisión. Para los contribuyentes, esto implica una menor tolerancia frente a errores, omisiones o registros que no cuenten con el respaldo documental correspondiente.
Inconsistencias bajo revisión
Silvia Castro, socia de Impuestos de Despacho Carvajal, explicó que la Administración Tributaria cuenta con herramientas electrónicas que integran la información generada a partir de la emisión y recepción de comprobantes, así como de las declaraciones presentadas por los contribuyentes.
“La información se puede cruzar ya no de forma manual sino digital”, señaló Castro.
Entre las situaciones que pueden generar revisiones o requerimientos se encuentran la emisión de facturas por bienes o servicios que no guardan relación con la actividad económica registrada, el uso incorrecto de códigos de exención tributaria y la modificación o anulación de comprobantes electrónicos sin el respectivo respaldo documental.
También pueden surgir alertas cuando los montos declarados en el impuesto sobre el valor agregado (IVA) o en los pagos parciales del impuesto sobre la renta no coinciden con los ingresos brutos reportados al cierre del ejercicio fiscal.
Otro foco de riesgo es la inclusión de gastos deducibles sin comprobante electrónico o que no tengan relación directa con la actividad gravada. Para que un gasto sea aceptado tributariamente, debe contar con el respaldo documental exigido y responder a la generación de ingresos gravables, de acuerdo con las reglas aplicables.
Corregir antes de una fiscalización
Cuando un contribuyente identifica un error o un saldo pendiente, resulta conveniente revisar su situación antes de recibir una notificación formal de inicio de fiscalización. La corrección voluntaria puede ampliar las posibilidades de regularización y, según el caso, permitir el acceso a condiciones menos gravosas que las aplicables una vez iniciado un proceso de control tributario.
Si la inconsistencia corresponde a información declarada, el contribuyente puede valorar la rectificación de la declaración respectiva para que los datos reportados ante Hacienda coincidan con su contabilidad y con la actividad económica desarrollada.
Cuando el problema es un monto pendiente de pago, la acción correspondiente es cancelar la obligación. En el caso del impuesto sobre la renta, existe la posibilidad de solicitar una prórroga de pago por medio de la Oficina Virtual (OVI). Esa facilidad no está habilitada para el IVA.
Multas, intereses y recargos
La omisión o la presentación tardía de declaraciones tributarias o informativas puede generar una multa equivalente al 2% de los ingresos brutos del período anterior. La sanción tiene un mínimo de tres salarios base, equivalente a ¢1.386.600, y un máximo de 100 salarios base, que asciende a ¢46.220.000.
A esas sumas pueden añadirse los intereses y recargos por mora correspondientes a los montos no pagados dentro del plazo establecido. Además, una eventual revisión de Hacienda puede derivar en ajustes tributarios sobre períodos anteriores, dentro de los plazos previstos por la normativa aplicable.
Prevención y control
La principal medida preventiva es mantener la información tributaria y contable actualizada, respaldada y conciliada. Entre las prácticas recomendables se encuentran:
- Conciliar cada mes la facturación electrónica con los registros contables.
- Revisar que las declaraciones de IVA, renta y otros tributos sean consistentes con los ingresos y gastos documentados.
- Verificar que las facturas emitidas correspondan a la actividad económica inscrita ante Tributación.
- Conservar el respaldo documental de anulaciones, modificaciones, exenciones y gastos deducibles.
- Monitorear periódicamente el estado de cuenta tributario en la plataforma OVI.
- Realizar revisiones preventivas, especialmente antes de presentar declaraciones relevantes o atender requerimientos de la Administración Tributaria.
La digitalización de los controles tributarios no implica que toda diferencia derive automáticamente en una auditoría formal. Sin embargo, sí aumenta la capacidad de Hacienda para detectar inconsistencias y priorizar contribuyentes o períodos que ameriten una revisión.
