Estas son las claves para desarrollar un sistema de punto de venta que puedan usar las mipymes

Andrés es de Cartago y Hans de San José. Ingresaron al TEC en 2014 y desde entonces compartieron una misma visión: realizar proyectos novedosos y, en especial, utilizando la metodología de experiencia de usuario (UX, por sus siglas en inglés) con el fin de facilitar el acceso y la forma cómo se puede aprovechar. En el camino descubrieron otras claves para que una solución sea adoptada.

En 2018 se graduaron en ingeniería en computación y empezaron a trabajar en una empresa local dedicada a servicios tecnológicos de outsourcing. Estando ahí surgió la oportunidad de realizar un proyecto desde cero en Logical Data, en el LDX Lab, y les interesó.

“La propuesta incluía mucho de lo que pensábamos”, dice Andrés.

Lo primero que les llamó la atención es que había libertad para desarrollar una solución desde cero, decidir el proceso de diseño y programación, definir el modelo de fabricación y, en especial, determinar cómo crear un producto diferenciado a través de un laboratorio de innovación.

El laboratorio se inauguró en marzo de 2021 y, además de la incorporación de Hans, se contrataron colaboradores muy jóvenes, con edades alrededor de los 23 años. No era una casualidad.

El propósito es generar ideas nuevas, contar con visiones frescas y descubrir nuevos matices para atacar un problema o necesidad de mercado. De hecho, vieron una oportunidad en el nicho de microempresas.

Durante cinco meses empezaron a analizar las necesidades de las microempresas. Encontraron que existe lo que denominan “un olvido” en tecnología del segmento y que muchos negocios no cuentan con herramientas básicas.

“En el mejor de los casos tenían Excel”, dice Andrés. “Entendíamos que eran negocios que requerían una solución accesible, por los temores en costos y de alfabetización digital, y vimos la oportunidad de digitalizarlos”. Estaban en lo correcto.

Según la herramienta de madurez digital del Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), cuatro de cada diez mipymes están en una etapa inicial y solo dos pueden considerarse expertas o avanzadas.

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La situación ocurre pese a que en el mercado hay una amplia variedad de opciones informáticas para pequeños negocios en ofimática, comunicación, gerencia, comercio electrónico y mercadeo digital.

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Para Andrés y Hans ayudar a las mipymes a digitalizarse depende de una clave: la experiencia de usuario y que la solución esté diseñada incluso para ser usada por una persona que no conozca casi nada de tecnología, con la intención de no dejar a nadie por fuera.

La oportunidad no era despreciable, pues durante la pandemia creció la cantidad de pequeños negocios, debido a que los despidos obligó a mucha gente a buscar qué hacer.

De acuerdo con datos del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), en 2020 hubo una disminución de pequeñas empresas a 367.911. Pero en 2021 ocurrió un incremento de casi 24%. El estudio de mercado era claro y ahora lo que había que hacer era dar en el clavo.

Tras diseñar varias propuestas, empezaron a desarrollar la solución en agosto de 2021. La versión beta estuvo en mayo de 2022. La siguiente etapa era probarla en varios negocios.

El objetivo principal del piloto era comprobar la usabilidad y garantizar su efectividad, en especial resolviendo otras necesidades de los negocios para cobrar a los clientes en el punto de venta evitando errores, la gestión de inventarios y el manejo de la información de ventas incluso para efectos tributarios. Los resultados fueron positivos.

La primera versión comercial fue lanzada en setiembre anterior.

Billo es, en palabras de Andrés, una plataforma tecnológica integral para ventas en tiendas de micro y pequeñas empresas (mipymes) como pulperías, abastecedores, minisuper, panaderías, cafeterías, ventas de comidas rápidas y food trucks, y tiendas de productos varios (ropa, productos de miel). Aparte de la experiencia de usuario, ellos también se fijaron en otras claves para que la propuesta sea adoptada con éxito.

Primero, facilitar una solución integral. Billo incluye el software y el hardware que se requiere para facilitar el cobro al cliente, la facturación electrónica, el control del inventario y la generación de reportes para que el dueño o la dueña vea cómo va el negocio.

Cada función está incluida en un software que se utiliza como servicio en la nube, a través de Internet, lo que facilita el mantenimiento, el soporte para atender dificultades, la actualización y el almacenamiento y seguridad de la información (a través de la plataforma Azure de Microsoft) a menor costo que con sistemas instalados. Y se brinda el equipo necesario.

Se ofrecen en alquiler los dispositivos requeridos por el negocio, incluyendo una pantalla principal táctil de cajero, una pantalla secundaria que muestra la información al cliente, un lector de código de barra para registro y cobro de los productos, el lector de tarjetas de débito o crédito y una impresora térmica. Aquí funcionan con el sistema operativo Android de Google.

Junto a llevar control de la facturación y del inventario y revisar la información de ventas hay otras funcionalidades que los negocios pueden aprovechar. Por ejemplo, se puede implementar planes de fidelidad y entregar un carné o una app móvil a los clientes registrados.

“Es una opción amigable para apoyar a las mipymes”, recalca Hans.

Que sea amigable, sin embargo, no lo es todo para una mipyme. Otra clave es el costo.

Desde el lanzamiento de la solución se ofrece un precio mensual de $49 (más el Impuesto de Valor Agregado o IVA), que incluye la licencia del sistema, el equipo y la facturación electrónica. A partir de enero de 2023 el costo será de $59 (más el IVA). Tampoco es suficiente.

El equipo de desarrollo de LDX Lab actualmente es de diez personas, con el respaldo Logical Data, una desarrolladora especializada desde hace dos décadas en soluciones para comercio al detalle. Y esa es otra clave.

“El éxito radica en el apoyo estratégico que brindamos a nuestros clientes, asesorandolos en el uso y aprovechamiento de la tecnología actual y disponible en el mercado”, indicó, Grethel Alfaro, directora comercial de Logical Data.

La mezcla de las claves debe ser lo más perfecta posible. “Los negocios tienen un equipo con funcionalidades hechas a la medida de los clientes y que es muy intuitivo para utilizarlo”, recalcó Andrés.

Como laboratorio de innovación no será su único proyecto. Actualmente se tienen otras ideas de proyectos para el futuro, las cuales quedarán a la espera pues el equipo se concentra en Billo.