Tener un negocio es un desafío personal en todo sentido: exige desarrollar competencias únicas que no siempre se heredan. Es necesario contar con las herramientas adecuadas que resuelvan tareas que más consumen tiempo, esfuerzo, energía y recursos, como la gestión de las citas en las barberías y salones de belleza.
“Empecé con una agenda“, dice América Chamorro Sánchez, propietaria de Unique Beauty Designer Salón y Spa. “Ahora, con el software puedo visualizar todo el negocio y gestionar las citas”.
En la actualidad, ella utiliza el programa informático de Well Beauty Software, una solución para salones de belleza.
Ni para ella ni para el creador del sistema, Rafael Garita, encontrar la solución ocurrió por improvisación ni casualidad.
En Costa Rica, según la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) existían a junio pasado 476 peluquerías y salones de belleza registrados como patronos. Es más que los 446 del 2023.
Esta es una de las actividades con más emprendedores, con una larga tradición de apoyo mutuo y colaboración entre propietarios y colaboradores para desarrollar negocios. Así empezó América, primero trabajando como estilista en un salón de otra persona.
El inicio
Empezó su carrera de estilismo en el Instituto Yunis en San José centro en 2005. De inmediato, trabajó en la cadena de salones Eurostyle durante seis años y se fue a México seis meses a trabajar con una estilista en un programa de intercambio.
Al regresar siguió con la misma cadena y luego en Image Design otros siete años más. “Evolucioné muchísimo”, afirma América. Fue cuando decidió tener lo propio.
En sus trabajos era la primera en llegar y la última en irse. Atendía clientes aunque fuera su día libre o feriado. Pero no se sentía bien remunerada y hasta le debían comisiones. En 2014 empezó su propio salón.
Obtuvo ¢40 millones de financiamiento. Su padre Gustavo y su madre Mireya hipotecaron la casa en Bello Horizonte. El primer salón se ubicó en Sabana Norte, muy cerca de donde se ubica en la actualidad. Las primeras citas de clientes las apuntaba en una agenda que compró en una librería. Creció, hasta la pandemia.
Para el 2020 tenía 14 personas colaboradoras. Las restricciones sanitarias obligó al cierre. Se quedó sin colaboradores. Además, la propietaria del local que alquilaba aumentó la mensualidad, a diferencia de otros propietarios de locales comerciales que ayudaron a sus inquilinos con un rebajo del pago. Había que buscar otro local.
Vio cinco opciones de lugares con apoyo de una empresa corredora de bienes inmuebles y se decidió —por estrategia— por el actual, que quedaba en el mismo Sabana Norte, muy cerca de Rohrmoser y de muchas empresas. Reinició de cero.
Abrió el nuevo salón en junio de 2020 con un par de barberos, una estilista, una manicurista y su asistente personal. Varios de ellos encontraron otras oportunidades e iniciaron sus propios negocios. “Les va muy bien”, dice América.
Poco a poco retornó su clientela. En la actualidad tiene 700 clientes fijos y muy fieles.
Lo sabe porque, después de usar un tiempo la agenda, empezó a utilizar sistemas informáticos que le ayudaran en su empresa. Las necesidades del negocio se lo fueron exigiendo.
Gestionar el crecimiento
Con el crecimiento del negocio, antes de la pandemia, la operación se hizo más compleja. Crecían los servicios, los proveedores y los inventarios. Y con el incremento de las colaboradoras había que tener una gestión más precisa de las comisiones.
En estos negocios, cada estilista tiene su propia cartera de clientes. Por eso, la persona propietaria del salón ofrece y define unas comisiones según la cantidad de clientes que lleva cada colaboradora, además del salario. “Pedimos ayuda”, cuenta América.
Utilizó varios sistemas: uno español conocido como Shortcut y luego otro llamado Bewe, del mismo origen y con herramientas de mercadeo. Ahora usa Well Software.
Well se desarrolló a partir de la experiencia de varios años de Rafael Garita, cofundador y CTO de Well Beauty Software, asesorando y capacitando negocios de belleza desde 2007 en Costa Rica y México. Él se dio cuenta que la debilidad del sector es la gestión. “Tienen los mismos problemas en todo lado”, afirma Garita.
En 2018 Rafael se asoció con el informático Carlos Molina, conocido de un trabajo anterior. Desarrollaron la solución como un servicio en la nube con agenda de citas y cobro a clientes. Luego, con la retroalimentación de los clientes, agregaron módulos.
La versión más reciente es de más módulos: agenda en línea integrada por WhatsApp, gestión de productos, inventarios, centro de costos, ingresos y fidelización de clientes, cuesta desde ¢25.000 mensuales y es usado por unos 350 salones en Costa Rica, Nicaragua y México. Su crecimiento es del 30% anual.
La firma, que cuenta con cinco colaboradores, participó en 2024 en el programa de escalamiento de negocios de la Cámara de Tecnologías de Información y Comunicación (Camtic). ¿Qué les dicen los clientes que ya usan el sistema?
“Antes tenían que invertir medio día para calcular la comisión de sus colaboradores, por ejemplo, y ahora son cuatro clics a lo mucho”, responde Génesis Garita, CEO de Well e hija de Rafael. “Un barbero nos contó la semana pasada que las citas mediante WhatsApp le liberó completamente su tiempo”.
La adopción del sistema es sencilla. “Es muy intuitivo y se hace fácil, accesible y práctico”, afirma Harry Muir, especialista en soporte de Well.
América dice que con Well monitorea la demanda de servicios, el inventario, las ventas, las finanzas, el tiempo de atención de clientes, y lo que genera cada colaborador y las comisiones correspondientes. Así identifica dónde enfocarse con más fuerza. No solo eso.
Cuando ingresa una persona colaboradora se acuerda con ella una comisión. Luego el sistema le permite corroborar la realidad.
“Algunas piden una comisión muy alta”, cuenta América. “Cuando vemos no se está obteniendo la rentabilidad”.
Todo eso le permite adoptar planes para crecer y descubrir nuevos servicios. Ahora está incorporando otra área y contratará a tres o cuatro personas más.
“Estamos desarrollando el área del spa con diferentes servicios”, confirma América.
Con el sistema de Well el cliente solicita una cita mediante WhatsApp. Dependiendo del negocio, se utiliza un chatbot. Pero hay una diferencia respecto a otros servicios de distintos salones y peluquerías.
Para facilitar la gestión, el cliente puede ingresar en un link en el mismo WhatsApp ligado a la agenda. Así ve la disponibilidad para determinar la fecha y hora en que desea llegar y no tiene que esperar a que le respondan. En el salón de belleza no hay que dedicar a ninguna persona a esa tarea rutinaria, aburrida y desgastante.
| Datos vitales |
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| Empresa: Unique Beauty Designer Salón y Spa |
| Fundadora: América Chamorro Sánchez |
| Fundación: 2014. |
| Servicios: Tratamientos capilares, coloración, técnicas creativas, barbería, eye center y spa |
| Precios: desde 13.560 por un blower (peinado y tratamiento capilar) hasta 250.000 por colores (técnicas creativas de color) |
| Ubicación: Sabana Norte, 100 al este de la Embajada de Cuba |
| Colaboradores: 4 y en contratación de otras 3 o 4 |
| Recomendación emprendedora: “A los profesionales de belleza, si quieren iniciar su propio negocio, que empiecen con un sistema para manejar sus finanzas, visualizar sus ingresos y sus gastos (salarios, comisiones, alquiler y servicios como luz y agua) y que no tengan problemas”. |
