Emprender no exige tener desde el inicio la definitiva estructura legal, tributaria y contractual de una empresa consolidada, pero sí requiere atender los aspectos que pueden detener la operación, afectar el patrimonio del fundador o convertirse en una contingencia costosa más adelante.
El punto de partida es entender el tipo de negocio y los riesgos que trae consigo: no enfrenta las mismas obligaciones una persona que presta servicios desde su computadora que quien fabrica alimentos, importa cosméticos, vende productos físicos o desarrolla una plataforma tecnológica.
Para Ignacio Guzmán, abogado de Energy Law Firm y profesor de la Universidad de Costa Rica (UCR), el derecho debe dar estructura y seguridad al emprendimiento, no convertirse en una barrera para comenzar. Por eso, recomienda formalizar lo indispensable y permitir que el negocio valide su propuesta en el mercado.
1. Haga un mapa de riesgos
Antes de constituir una sociedad o invertir recursos en trámites, el emprendedor debería responder preguntas básicas: qué venderá, a quién se dirigirá, cómo cobrará, si tendrá socios, contratará personal, requerirá permisos especiales, manejará datos personales, si existe riesgo de daños al consumidor y si necesitará financiamiento.
“Una persona que presta servicios profesionales desde su computadora tiene necesidades jurídicas muy distintas a quien produce alimentos, importa cosméticos o productos de cuidado personal, comercializa bienes físicos o desarrolla una plataforma tecnológica”, comentó Guzmán.
En la venta de bienes, las condiciones de venta, garantías, devoluciones, entrega y responsabilidad frente al consumidor deben quedar claras. Si el negocio opera por comercio electrónico, también debe informar adecuadamente al comprador las condiciones aplicables.
Otra decisión importante consiste en determinar de qué manera va a financiar el emprendimiento, pues no es lo mismo utilizar recursos propios, obtener un préstamo o incorporar a un inversionista.
De acuerdo con el abogado, comenzar principalmente con recursos propios y reinvertir lo que genera el negocio permite normalmente conservar mayor control, aunque puede limitar la velocidad de crecimiento.
La inversión de capital, por su parte, puede aportar recursos, experiencia y contactos, pero normalmente supone entregar un porcentaje del negocio y determinados derechos de decisión o control.
“Por eso, cuando alguien ofrece capital a un emprendimiento, la pregunta no debería ser únicamente cuánto dinero está ofreciendo. También debe analizarse qué porcentaje de la empresa se entrega, qué derechos adquiere el inversionista, qué decisiones podrá condicionar y cuáles serán las reglas para futuras rondas de inversión”, dijo.
2. Inscríbase en Tributación antes de hacer compras
Uno de los primeros pasos para operar formalmente y bajo la ley es inscribirse antes de realizar las compras iniciales del emprendimiento, como equipos, computadoras, mobiliario o materiales.
De esa manera, el Impuesto al Valor Agregado (IVA) pagado en estas adquisiciones puede utilizarse como crédito fiscal hasta por cuatro años. Así lo explicó Silvia Castro, contadora y socia de Impuestos de Despacho Carvajal.
De acuerdo con Castro, el proceso inicia con la creación de un usuario en la Oficina Virtual (OVI), por medio de una contraseña, correo electrónico y número celular. Si la actividad se desarrolla a través de una sociedad mercantil, el usuario se crea para el representante legal.
Luego, en la sección “Mis datos”, debe realizarse la inscripción en el Registro Único Tributario. Allí se debe reportar, entre otros elementos:
- Domicilio fiscal.
- Datos de contacto.
- Actividad económica.
- Modalidad de prestación del servicio, por ejemplo, virtual o presencial.
- Sistema de facturación que utilizará el negocio.
La actividad económica seleccionada determina las obligaciones que aparecerán asociadas.
Un emprendimiento de servicios de mantenimiento, por ejemplo, tendría que presentar anualmente la declaración del Impuesto sobre las Utilidades y mensualmente la del IVA. En cambio, para un arrendamiento inmobiliario aplicarían las obligaciones correspondientes a rentas de capital inmobiliario e IVA.
En cuanto a los cumplimientos, a juicio de Castro, “no existe diferencia entre si el emprendimiento es sobre alimentación, productos de cuidado personal, ventas de bienes o prestación de servicios. Radica más sobre si importan o producen los bienes, y cuáles son estos”.
3. Evalúe si necesita una sociedad y documente a los socios
Constituir una sociedad no debería ser una decisión automática, ya que puede ayudar a separar patrimonios, incorporar socios o inversionistas, celebrar contratos y preparar el crecimiento futuro, pero también implica costos y obligaciones de mantenimiento y cumplimiento.
Antes de sumar a alguien al negocio, debe definir qué aporta cada persona, cuál porcentaje le corresponde, quién toma decisiones y qué sucederá si una de las partes deja el proyecto.
Incorporar a un socio solo porque aporta dinero, conocimiento técnico o un servicio puede generar conflictos si esas reglas no quedan claras desde el principio.
Cuando hay dos o más fundadores, Guzmán recomienda establecer un acuerdo que responda a lo siguiente:
- Quién aporta dinero y quién aporta trabajo.
- Quién administra el negocio.
- Cómo se toman las decisiones relevantes.
- Si un socio puede vender libremente su participación.
- Qué pasa si una persona deja de trabajar en el proyecto.
- Cómo se resuelve un desacuerdo entre socios con participaciones iguales.
4. Facture correctamente y haga respaldos
Para efectos de respaldo, debe solicitar siempre factura electrónica autorizada. Esto incluye un PDF con la representación gráfica y dos archivos XML; en el mensaje de Hacienda debe aparecer el “mensaje 1” para confirmar que el comprobante fue autorizado. Si aparece mensaje 2 o 3, la factura no está autorizada o fue aceptada parcialmente.
Es importante recordar que un tiquete electrónico no cumple la misma función, pues no permite respaldar un gasto deducible para el Impuesto sobre las Utilidades ni utilizar el IVA como crédito fiscal.
El orden documental también es parte del blindaje básico: conviene guardar facturas recibidas y emitidas, contratos, garantías y demás respaldos en carpetas organizadas por período.
Asimismo, utilizar una dirección de correo exclusiva para recibir comprobantes electrónicos ayuda a evitar que se mezclen con las compras del hogar.
5. Cumpla aunque el mes cierre sin ventas
No tener ventas durante un mes no elimina automáticamente la obligación de declarar el IVA. Si el emprendimiento no tuvo ventas ni compras, debe presentar la declaración en cero; de no hacerlo, se expondría a una sanción de ¢231.100 por cada declaración no presentada, aunque no exista impuesto por pagar.
Si hubo compras, también deben declararse, ya que el IVA pagado puede utilizarse posteriormente para disminuir el impuesto que se cobre a los clientes en períodos futuros.
El negocio debe determinar además si le corresponde el Régimen Simplificado. Bajo ese esquema, el IVA y el Impuesto sobre las Utilidades se pagan trimestralmente y se calculan en función de las compras.
Si el emprendimiento operará desde un local comercial, tiene que solicitar la patente respectiva ante la municipalidad del cantón correspondiente.
Adicionalmente, la contadora recordó que las micro y pequeñas empresas nuevas inscritas ante el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), o ante el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) en el caso de agricultores y productores, pueden acceder a una exoneración gradual del Impuesto sobre las Utilidades durante sus primeros seis años de actividad.
La reducción prevista es la siguiente:
| Año de actividad | Reducción del Impuesto sobre las Utilidades |
|---|---|
| Primero, segundo y tercero | 100% |
| Cuarto y quinto | 75% |
| Sexto | 50% |
6. Proteja la marca en el momento adecuado
La propiedad intelectual puede convertirse en uno de los activos más importantes de una empresa, pero no todos los trámites tienen que completarse el primer día.
Si los recursos son limitados, puede ser más urgente resolver permisos para operar, obligaciones tributarias, contratos esenciales y la estructura societaria o fiscal.
Eso no significa ignorar la marca. Antes de invertir significativamente en un nombre comercial, dominio o identidad visual, debería verificar que no esté construyendo el negocio alrededor de signos pertenecientes a terceros.
La regla práctica es priorizar lo que podría impedir operar, generar responsabilidad o poner en riesgo la continuidad del negocio; después, reforzar la protección conforme el proyecto gana tracción y recursos.
7. Cuidado con las contrataciones
“Muchos emprendimientos comienzan operando sobre acuerdos informales: mensajes de WhatsApp, conversaciones, cotizaciones o correos electrónicos. Esto puede funcionar mientras todo marcha bien; el problema aparece cuando existe un incumplimiento”, advirtió Guzmán.
Ahora bien, no todos los contratos deben ser extensos: un negocio pequeño puede hacer un documento sencillo, siempre y cuando este contemple los aspectos esenciales de objeto, precio, forma de pago, plazo, entregables, responsabilidades, terminación y solución de controversias.
Lo mismo recomendó cuando se contrata a una persona para desarrollar software, diseñar una página web, elaborar contenido, administrar redes sociales o crear elementos importantes. En estos casos, también debe ser claro qué se contrata y los derechos que tendrá sobre el resultado.
Al contratar personal, el blindaje también pasa por haber cumplido desde el inicio con las obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y el Instituto Nacional de Seguros (INS).
El aseguramiento social de los trabajadores y la póliza de riesgos del trabajo no deben verse como trámites secundarios: omitirlos puede abrir contingencias económicas relevantes para un negocio en una etapa temprana. Por eso, antes de incorporar colaboradores, el emprendimiento debe prever el costo laboral total, formalizar correctamente la relación y atender las obligaciones aplicables desde el inicio.
