El teletrabajo paso a paso

Es importante destacar que el trabajo a distancia ha empezado a generalizarse gradualmente en las empresas y en esta ocasión, debido a los recientes acontecimientos, esta medida será adoptada por muchas organizaciones. Esta modalidad laboral implica un cambio radical de paradigma, ya que las empresas requieren trabajar por objetivos (rasgo fundamental para una implementación exitosa de esquemas de home office), así como dar seguimiento a los resultados y desempeño de los colaboradores.

Asimismo, este régimen de trabajo fortalece la armonía personal, familiar y laboral, reduce costos de traslado y contribuye a mejorar la calidad de vida y la salud, entre otros aspectos.

Para llevar a cabo la modalidad de teletrabajo habrá que tomar en cuenta lo siguiente:

1. Analizar la situación del colaborador. No todas las personas tienen las herramientas para trabajar a distancia. Tampoco todos los puestos se pueden llevar a cabo bajo esta modalidad.
2. La empresa y el colaborador necesitan responsabilizarse de que este tenga las herramientas suficientes para llevar a cabo su trabajo con la calidad esperada.
3. Es preciso que el colaborador acuerde y comunique a su familia que se encontrará trabajando desde casa, con el fin de que exista apoyo de ambas partes.
4. Definir la disponibilidad del colaborador para atender llamadas y asuntos pendientes. Así como establecer tiempo presencial durante la semana, con base en la situación del personal.
5. Tener presente que el home office es una modalidad dinámica, sujeta a variaciones, ya que depende de la situación y etapa de vida de los colaboradores.
6. Realizar una reunión al comienzo del día donde todo el equipo de trabajo participe, será esencial para poder explicar a detalle los objetivos que se necesitan cumplir.
7. Llevar un control mediante una herramienta como checklist. Así, ninguna tarea quedará postergada y facilitará la alineación de cada una de éstas.

Malas prácticas

Las malas prácticas también suelen ser parte de esta modalidad de trabajo. A continuación, las enlistamos:

1. Trabajar antes o después del horario establecido. Esto es muy común ya que se piensa que pueden resolverse tareas al finalizar el día o al despertar, pues no importa siempre y cuando se hagan.
2. No tener controlados los horarios de comida. Es muy común que estando en casa parezca simple tomar cualquier hora u horas para comer. Esto solo hará menos productivo y organizado el día, así que se debe procurar respetar de la misma manera estos horarios.
3. Trabajar todo el día en pijama. Suena cómodo, pero en realidad no lo es. Todo el equipo debe comportarse como lo haría en cualquier espacio de trabajo. Esto le brindará energía y suprimirá la idea de que está de vacaciones.
4. Distraerse con labores del hogar u otras actividades no laborales. El hecho de estar en casa no significa que se pueda usar el tiempo laboral para atender estas tareas. Todas las responsabilidades deben ser realizadas en los horarios que les corresponde. No deben mezclarse los tiempos o se terminará por incumplir los objetivos y metas de la organización.

Es importante que toda empresa desarrolle su propio reglamento interno de teletrabajo, pues no todas las reglas abordadas se adaptan a las necesidades individuales de cada compañía.

Existen muchas herramientas tecnológicas que pueden ser de gran ayuda como Google Drive, Checklist, Slack, Wrike, Facebook Workplace o Monday.com, así como las de comunicación que abarcan Telegram, Whatsapp, Skype y Teams. Explore sus diferentes cualidades para encontrar la que mejor se adapte a las necesidades de tu organización.