Carlos Vargas, director general de Tributación, aseguró que mejorarán el sistema para generar facturas del Ministerio de Hacienda ante los problemas que señalados al servicio.

Tanto Vargas como Minor Arias, encargado del proyecto de factura electrónica de la Dirección General de Tributación, insistieron que ya se realizaron varios ajustes.

Los funcionarios justificaron que el software debe cumplir con la compleja terminología de la ley, de los reglamentos de impuestos y de la resolución DGT-48-2016 sobre comprobantes electrónicos.

Además, insistieron que los contribuyentes están en la obligación de conocer la normativa y llamaron a utilizar el manual, los vídeos y las guías que se han puesto a disposición.

“El Ministerio no está obligando a usar el facturador”, dijo Vargas. “En el mercado hay muchas herramientas”.

Entre enero y junio del presente año, 62.000 empresas y profesionales empezaron a utilizar la factura electrónica, apoyándose en diversos servicios para generar los comprobantes, incluyendo el de Hacienda.

En el segundo semestre la factura será obligatoria para nuevos contribuyentes, empezando en setiembre (con aquellos cuya cédula termine en 1, 2 y 3), octubre (4, 5 y 6) y noviembre (7, 8, 9 y 0).

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¿Se está planteando alguna revisión o mejora del sistema por los problemas que se han detectado? Por ejemplo, lenguaje muy técnico.

Minor Arias (MA): Con la herramienta gratuita para facturar no hay ningún tema técnico. Se han hecho mejoras continuas al sistema. Por ejemplo, anteriormente la herramienta de Hacienda no generaba la confirmación por parte de Tributación como archivo XML; lo que estaba generando era un mensaje o un correo. Ahora, además de esto, genera el archivo XML como tal. Hemos ido armonizando la herramienta, pues antes se decía “usuario y contraseña” y cuando te metías a confirmar “usuario token y contraseña token”. Entonces eso lo hemos ido armonizando para que todo sea “usuario y contraseña”.

Con los profesionales que no tienen sucursales se pondría cero en la casilla, pero hay que poner uno (1).

MA: Ahí tenemos un problema: en Costa Rica no nos gusta leer. El 99% de las dudas, en relación a la factura electrónica es por esa razón.

Ya no se usan manuales.

MA: Claro que sí. ¿Cómo va a entrar a una herramienta que no sabe cómo se usa sin saber? Primero hay que leer…

¿Un manual de 59 páginas, como el que ofrece Hacienda, es accesible?

MA: Ahí no hay nada técnico. Va diciendo, paso a paso, qué es lo que se tiene que poner en cada campito. Inclusive en el nodo de sucursales el mismo manual establece que en aquellos casos donde no se posee una sucursal se debe indicar el número uno (1).

¿Por qué no hacer algo sencillo?

MA: Hay hasta un vídeo del uso de la herramienta para generar facturas. Hay un manual más específico, si quiere ver paso a paso de cómo se hace todo, cómo se descargan los firmadores. El contribuyente es el que decide qué quiere leer. Lo que sí puedo decirle es que si usted no lee nada, va a tener muchas dudas.

Una de las debilidades que la gente me ha señalado es que el sistema no es intuitivo.

MA: No es que no sea intuitivo. En el manual y en la resolución que regula la factura electrónica se ve que si no tiene sucursal se tiene que indicar uno (1). Estamos hablando de materia tributaria, que es un poco compleja. Mínimo tengo que saber cosas básicas.

Cuando no se tiene sucursal

¿Por qué no poner cero si no se tiene sucursal?

MA: Porque es donde se conforma la numeración consecutiva, de acuerdo con el artículo 4 de la resolución DGT-48-2016. El manual es el marco de la factura electrónica para saber qué pasa si me quedo sin Internet, si se cae el sistema; cómo lo debo usar, cómo hago para conformar una factura. Por más intuitivo que lo hagamos, el contribuyente tiene que leer. Nos pasó mucho con el sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV), que el 100% de los contribuyentes debería conocer pues se creó para ayudar al contribuyente, para que deje de sufrir con los contadores. Ahí autoriza a su contador y, si se va, simplemente ingresa, lo desactiva y ahí quedaron las declaraciones y lo que pagó. Ahora, con la factura electrónica, nos dimos cuenta que la gente no conoce el ATV.

¿Eso es un problema de la gente o es un problema de la institución a la hora de diseñar estas herramientas?

MA: La DGT crea el sistema, lo publica, lo comunica y están los manuales de uso. Pero a nadie le gusta leer.

Para eso, cuando se parte de que no todo el mundo lee, se usan estructuras para facilitarle la información a la gente.

MA: Correcto. No sé cuántas comunicaciones se han hecho en redes sociales y en la página principal de la DGT. No tenemos la capacidad para que cada funcionario de la DGT se siente con el contribuyente a explicarle cómo se usa.

¿Por qué no usamos la lógica de la gente? La lógica de la gente dice que si no tengo sucursal, para seguir usando ese ejemplo, pongo cero.

MA: El problema es que la factura electrónica viene a hacer todo un control y dentro de él hay una estructura que se creó.

¿Si no tengo sucursal?

MA: Tiene una, que es la principal.

Sucursal es una oficina aparte de la sede.

MA: Está una única oficina, un local. No tengo cero. Cero es que no tengo nada. Sí tenemos una oficina y entonces se usa el uno (1). Eso se puso en la normativa, se establece en el manual y en las publicaciones que hemos hecho.

Facturas sin la leyenda de autorización

¿Y qué pasó con la leyenda que debe llevar la factura donde indica la resolución que autoriza al documento?

MA: Eso se corrigió hace más de cuatro meses.

¿Y cuánto tiempo tenemos desde que el sistema se lanzó?

MA: El sistema entró a finales del 2016, casi que a principios del 2017, más o menos. (Nota del redactor: el sistema para generar facturas fue anunciado por Hacienda a mediados de enero del 2018; el sistema contratado a la ESPH empezó a operarse en el 2017. El funcionario confundió las fechas).

¿Por qué no se puso la leyenda desde el inicio?

MA: No se puso porque es una autorización que entrega la DGT y ella no se autoriza a sí misma. Lo que se usó fueron los logos de la DGT. Como la gente reclamaba, la incorporamos.

Empezamos a usar el sistema y la leyenda no estaba.

MA: No. Se procedía con los logos de la DGT en lugar de la leyenda.

¿Eso lo entendía la gente?

MA: Por eso lo agregamos.

Este es uno de los problemas que la gente planteó: como no iba la leyenda, no se sabía si la factura era válida o no. La agregaron dos meses después.

MA: Lo agregamos en la representación gráfica.

¿Y cómo lo sabía la gente?

MA: Porque el XML sí lo tenía.

¿Y cómo lo sabía la gente?

MA: ¿Cómo sabía qué?

Estoy hablando de empresarios, empresas grandes: como no venía la leyenda no sabían si esa factura era válida.

MA: Tuvimos ese inconveniente con ese asunto de la leyenda.

Al no ubicarnos en la posición de la gente y al partir de que la gente lo sabe: ¿no estamos cometiendo errores?

MA: Sí, tal vez sea eso. Tal vez son cosas que la DGT presume que la gente conoce. Lo que hacemos es mejorar el sistema en forma continua. Hacemos revisiones. Ahorita estamos en otra revisión para ver cómo hacemos el lenguaje más básico, tanto de la factura electrónica como de la generación de llaves criptográficas, usuarios y contraseñas, para que sea más fácil para el contribuyente y que sea más fácil leerla.

También estaba el problema para el uso de la firma criptográfica en equipos MAC.

MA: Eso también se resolvió para MAC y para Linux.

Me volvieron a señalar que ese problema todavía se daba.

MA: Se resolvió hace bastante. Se creó un firmador que sirve para MAC y para Linux. Nada más descarga el filmador y sirve perfecto.

Sólo dos meses de almacenamiento

¿Por qué dos meses de almacenamiento de las facturas si la ley obliga al contribuyente a guardarlas cinco años?

MA: Porque estamos hablando de herramientas gratuitas. Más bien almacenamos más de lo que la ley dice. La resolución 48-2016 establece que los sistemas gratuitos tiene que almacenar un mes. Nosotros almacenamos dos meses. La obligatoriedad de almacenar los comprobantes no es de Hacienda. El contribuyente sí tiene una obligación de almacenar las facturas durante un periodo de cinco años.

Cuando yo adquiero el sistema de Hacienda me están ofreciendo un sistema para crear la factura y almacenarla.

MA: No. Son dos cosas distintas.

O sea, Hacienda no me ofrece el almacenamiento.

MA: Una cosa es el almacenamiento y otra es el facturador gratuito. Hacienda le proporciona la herramienta en la que usted puede facturar.

Los otros sistemas que hay en la calle sí me ofrecen almacenamiento.

MA: Sí, claro. Son sistemas por los que usted está pagando.

Algunos tienen paquetes gratuitos.

MA: Igual. Tienen la obligación de almacenar por mínimo un mes.

¿Por qué se gasta en un sistema de facturación que no ofrece un servicio completo?

MA: La herramienta de Hacienda ofrece el servicio completo de facturación. El almacenamiento es otra cosa. Hacienda le da una herramienta que cumple con todo (emitir comprobantes, firmar, confirmar o rechazar, etc.).

¿Por qué no se incluye almacenamiento?

MA: Porque el almacenamiento conlleva muchísimos más gastos a la DGT. Hacienda da para que usted pueda cumplir con el deber formal, no ya el proceso de almacenamiento.

A la gente le sorprende que aparezca ese anuncio del almacenamiento por dos meses cuando se ofreció un servicio completo.

MA: Ofrecemos un servicio completo. Hemos tratado de facilitarle la vida al contribuyente, porque en Hacienda la página es un poco compleja. En todo lado hay información de una cosa, en otro lado hay otra. Para la factura electrónica tratamos de simplificarle al contribuyente. Creamos esta pestaña que se llama “factura electrónica” desde el principio, en 2017, y la tratamos de poner en un color amarillo para llamar la atención. Acá están los manuales, vídeos, guía rápida, paso a paso…

Un sitio inaccesible

¿Se cumplen en esa página de factura electrónica los requisitos de usabilidad?

MA: Así como la tenemos, sí.

No para los especialistas en diseño ni en usabilidad. Es complicado encontrar las herramientas o el registro.

MA: El registro no se hace en la página de factura electrónica.

Por ahí lo que aparece es un link para ir a la página donde sí se hace.

MA: Está confundido. Aquí no se hace ningún registro.

No es confusión. Desde el punto de vista de usuario veo una página solo con letras, donde no es fácil encontrar la información.

MA: Hay una mala interpretación. Lo que usted dice es completamente erróneo. La gente está haciendo una mala interpretación y los asesores a nivel de la calle. ¿Por qué? Porque no se asesoran ante la DGT. Hay un manual de usuario, que tiene 50 páginas, que si se le quitan las imágenes habría que ver cuánto queda.

Lo que están planteado los especialistas es que desde el inicio la página es muy compleja.

Carlos Vargas (CA): Es que es una página corporativa.

Es una de las barreras con que la gente se está encontrando.

CA: Eso no depende de nosotros.

MA: El problema es la confusión que estamos haciendo con las cosas.

No es confusión. Aquí el tema es: cómo ingreso a un sistema y que sea fácil de usar para la gente.

MA: Cuando una persona se registra ante la DGT se adquieren obligaciones y deberes. Si Hacienda lo llega a sancionar no se puede decir que no sabía. Desde el 2015 se creó el ATV. No considero que alguien que tiene una empresa pequeña, mediana o grande no conozca el ATV. Ahí es donde pasan los problemas.

Partimos de que la gente debe saberlo y actualmente hay empresas o profesionales independientes que no saben nada de la factura electrónica.

MA: Como Hacienda nos gustaría sacar a los funcionarios y ver a los contribuyentes uno a uno. No tenemos la capacidad de recurso humano para hacerlo. Por eso nos arrimamos a todo lo que podemos: redes sociales, la página web, charlas en colegios profesionales y capacitación a los funcionarios. El problema es que hay mucha gente que no quiere saber nada de materia tributaria, pero si se tiene una actividad económica no se puede cerrar los ojos ni dejar todo en manos del contador.

Pero esa no es la realidad en la calle.

CV: La estrategia de la DGT en la digitalización empezó hace cinco o seis años para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. La materia tributaria es compleja. No es intuitiva. Hacemos un esfuerzo por facilitar el cumplimiento. Prueba de todo eso el sistema para presentación de declaraciones y de cancelación de impuestos. También se creó un centro de llamadas, donde duplicamos el personal a 18, hay un sitio de preguntas frecuentes.

¿Por qué hacen las herramientas, y propiamente el software, intuitivo?

CV: Es que yo no sé qué quiere decirme usted con intuitivo.

Que la gente pueda usarlo con facilidad. Que sea simple. Porque lo que me planteando la gente es que el sistema no es simple y tiene problemas técnicos.

CV: Estamos tratando de hacerlo fácil para la gente. No digo que no sea mejorable ni que es la mejor herramienta. Estamos haciendo un esfuerzo, donde en tres años hemos hecho una transformación digital en la presentación de la declaración de impuestos y hemos dado un avance muy importante. No significa que no tengamos que seguir avanzando en esa línea.

Pero no es suficiente todavía.

CV: Podemos mejorarlo. Por otro lado, el software lo desarrolla la Dirección de Tecnología de Información. La Administración Tributaria hace los requerimientos y así funciona hasta donde sé en todas las partes del mundo. El operador funcional define qué es lo que quiere y el técnico lo desarrolla. No se puede afirmar que hemos arrojado al contribuyente sin darle alguna herramienta que le pueda ayudar. Le damos ayuda por muchas vías diferentes.

¿Fue suficiente? Porque los problemas que tiene el software de facturación lo que hace es bloquear a las personas a usarlo.

MA: A la herramienta se le han hecho mejoras. No tiene problemas técnicos. Lo que se hizo fue tomar un facturador común y corriente y trasladarlo para que fuera un facturador electrónico.

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Camisa de fuerza... y lo que viene

¿Los términos que establecen la ley y la resolución no son una camisa de fuerza a la hora de diseñar la herramienta?

CV: Por un tema de legalidad no podemos disponer de cosas diferentes a lo que establece la ley. Y eso viene en cascada. La ley establece el marco de la regulación en normativa tributaria, incluida la factura electrónica. Eso determina el reglamento y de ahí a la resolución.

¿A la hora de diseñar el software tenemos que atarnos estrictamente a esos términos?

CV: Lo que pasa es que lejos de ayudar podemos perjudicar, porque podría haber litigiosidad entre las partes. Hay que disminuir esas posibilidades. Tratar de simplificar podría llevar a confusión. Se debe tratar de usar el mismo lenguaje, pues de lo contrario se genera inseguridad jurídica, incertesa y litigiosidad.

Para efectos del público se terminó la primera etapa y viene una segunda etapa con la obligatoriedad de la factura electrónica para los nuevos grupos de contribuyentes. ¿Cuál es la valoración del proceso?

CV: Hay un gran interés de la gente en informarse y en cumplir sus obligaciones.

¿Ya hay acciones con los contribuyentes que debían usar la factura electrónica y no lo están haciendo?

CV: Sí, ya estamos tomando acciones. Hemos detectado que muchos tienen alguna situación que no es normal (está registrado y no ha requerido facturar), por lo que hemos tratado de contactarlos. No necesariamente es que estén haciendo alguna ilegalidad. En términos generales hay un comportamiento adecuado de los contribuyentes que ya están obligados. Estamos fortaleciendo las capacitaciones a lo interno y lo externo, para que los que inician en setiembre con la segunda fase de masificación. Podemos mejorar la herramienta y estamos en disposición, pero necesitamos que la dinámica de la actividad nos pueda dar ese espacio para buscar esas mejoras.

Hay contribuyentes que ya reciben facturas electrónicas y no sabían que debían darle la aceptación o el rechazo. Viene el cierre fiscal y esas facturas no podrían ser consideradas para deducir gastos. ¿Hay alguna recomendación?

MA: El contribuyente tiene que leer la norma. En la normativa están los conceptos y la explicación y ahí se plantea que hay que dar la confirmación. No la confirmación que vienen haciendo muchas empresas, enviando un correo electrónico con la palabra aceptar y que le den a esa palabra.

Pero hay gente que no lo ha hecho. Mi pregunta es: ¿qué pueden hacer ahora?

MA: Al no hacerlo ya están infringiendo la ley. Están siendo acreedores a sanciones.

¿Qué se puede hacer para resolverlo?

MA: Que adquieran un sistema de factura electrónica que les permita cumplir con todo lo que establece el marco regulatorio, incluyendo la confirmación. Como no leen la norma y quieren entrar a la factura electrónica con los ojos cerrados se topan con un montón de paredes.

Tenemos facturas que no se confirmaron y que no se pueden acreditar como un gasto. ¿Qué se puede hacer? ¿Qué hago ahora, en julio?

MA: Pueden confirmarla. Eso no quiere decir que no sean acreedores de sanciones.

CV: Lo que pueden hacer los contribuyentes es confirmar las facturas. Esa sería la respuesta.

¿Se va a reforzar la comunicación para la etapa que viene?

CV: Tenemos que hacerlo. Vamos a utilizar las herramientas que estén a nuestro alcance.